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Muito comuns nas empresas, as viagens corporativas possuem um papel fundamental para a realização de novos negócios e a formação de parcerias estratégicas. Porém, quando tratamos de viagens para empresas é preciso lembrar que elas geram custos. Quando organizadas de maneira incorreta, podem se tornar onerosas, além de terem sua produtividade comprometida.
É nesse momento que entra a figura do gestor de viagens. Para garantir o sucesso da viagem, esse profissional dispõe de conhecimentos e habilidades específicas e estratégicas que suprem as necessidades da empresa. Em vista disso, o executivo de viagens torna-se uma peça-chave da organização que busca eficácia, qualidade e custos baixos nos processos de sua viagem.
O que faz um gestor de viagens?
O travel manager, como também é conhecido, participa de todo o planejamento logístico e estratégico para garantir processos mais otimizados e efetivos. Adotando um olhar técnico, o gestor de viagens conecta a necessidade da empresa e os resultados esperados com processos de gestão assertivos para que a viagem de negócios alcance seu melhor desempenho, sempre visando à relação custo-benefício.
Nas palavras de Andrea Matos, fundadora da belinkers business skills, empresa braço educacional em viagens corporativas da Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (ALAGEV), “o gestor de viagem tem um papel fundamental, de extrema relevância na entrega de resultados significativos na satisfação do viajante e na contribuição para o atingimento das metas da Empresa, estejam elas ligadas à digitalização, inovação, redução de custo etc. Seu papel é implementar e desenvolver um Programa de viagens capaz de cuidar da saúde e segurança dos viajantes da Empresa, proporcionar uma experiência incrível em todas as etapas da jornada, buscando as melhores soluções, atuando na melhoria contínua dos processos e sendo eficiente nos custos”.
Conheça as principais funções desse profissional:
Política de viagens
Um dos pré-requisitos para uma viagem funcional é a criação de uma boa política de viagens. Esta, por sua vez, irá estabelecer as diretrizes que a empresa e seus funcionários devem seguir para otimizar os resultados da viagem. Para isso, é necessário que esse documento esteja em conformidade com o perfil, objetivos e necessidades da organização. Assim, é papel do gestor de viagens elaborar uma política de viagens com caminhos que mitiguem riscos, otimizem processos, reduzam custos e, por fim, gerem resultados que atendam aos objetivos e às necessidades da empresa. Além disso, o gestor deve assegurar que todos os colaboradores conheçam, respeitem e pratiquem a política de viagens instituída.
Controle de custos
Um dos grandes problemas para as empresas em uma viagem corporativa são os gastos dispendiosos que podem ocorrer. Sem o devido conhecimento dos processos e das suas particularidades, a viagem pode gerar altos custos não planejados. Desta forma, cabe ao executivo de viagens traçar uma estratégia que, em consonância com a realidade financeira da organização e seus objetivos, forneça o melhor custo-benefício. Assim, o travel manager é encarregado de mapear as melhores ofertas no mercado e combiná-las com o melhor plano de ação para o sucesso da viagem.
Planejamento
Cabe ao gestor organizar a logística de toda a viagem, de acordo com a política e cultura da empresa. Ele é responsável por procurar novos fornecedores de viagens e de mobilidade, acompanhar as reservas e emissões de passagens aéreas, assistir e realizar reservas em hotéis e fornecer serviços de mobilidade urbana para os colaboradores.
Indicadores
O profissional da área acompanha regularmente o desenvolvimento da viagem e apresenta através de indicadores os seus resultados, possibilitando uma plena gestão dos investimentos e uma percepção mais clara dos savings e do nível de qualidade dos prestadores de serviços.
Suporte
Além dos preparativos prévios, o gestor oferece apoio e suporte ao viajante durante todo o decorrer da viagem de negócios. O profissional permanece atento às necessidades do viajante, prezando pelo seu bem-estar e pelo Duty of Care, termo em inglês que representa a responsabilidade legal e ética da companhia com o seu colaborador, visando garantir o bem-estar, a saúde, a integridade e a segurança do viajante.
Evidencia-se, portanto, que o gestor de viagens cumpre uma função fundamental no que tange às viagens corporativas de uma empresa. Sua capacidade analítica e estratégica de lidar com os processos permite um equilíbrio entre custos, resultados e qualidade.
A Dynamic Travel procura sempre oferecer o melhor serviço e experiência para nossos parceiros. Contando com uma equipe de profissionais qualificados, estamos de prontidão para suprir qualquer demanda de que você, gestor, solicitante de viagem ou viajante necessite. Nosso atendimento personalizado fornece planos de ação configurados para cada perfil de empresa. Para facilitar o dia a dia e ter uma melhor gestão de viagens, oferecemos aos gestores acesso ao nosso sistema de Business Intelligence (BI), além da entrega de relatórios customizados e apresentações periódicas de Client Review. Assim, proporcionamos, com a otimização dos processos, as melhores ofertas e resultados que assegurem a qualidade dos serviços prestados.
Além disso, reconhecemos que a atenção e o suporte diários são necessários para um projeto de viagem mais assertivo e sustentável. Uma vez que o relacionamento é um dos pilares que norteiam os preceitos da agência, a satisfação dos clientes é algo primordial em nossos serviços. Através de pesquisas de satisfação recorrentes e da atuação dos gerentes de relacionamentos, a agência busca criar um relacionamento sólido e confiável que implique na entrega de bons resultados.
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viagens corporativas para empresas com foco em redução de custo e experiência
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