Como reduzir de forma efetiva os custos em viagens para empresas?

Em nosso blog costumamos frisar que o planejamento é o primeiro passo para o sucesso de uma viagem de negócios. Uma viagem bem planejada, além de facilitar todos os processos, também clareia os objetivos a serem alcançados e principalmente reduz grandes custos para a empresa.

Apesar de as viagens corporativas gerarem custos, elas devem ser consideradas um importante investimento para as empresas, pois estreitam o relacionamento com os clientes e fornecedores, além de contribuir diretamente na conquista de novos clientes, resultando em uma maior lucratividade.

Mas, então, como reduzir os custos nas viagens corporativas?

Existem muitas formas aplicáveis de realizar a redução efetiva nos gastos com viagens a negócios. Confira a seguir:

Realizar o planejamento das viagens com base no destino

Um bom planejamento começa com um conhecimento completo do destino e compromissos que serão realizados na viagem. Dessa forma, a logística pode ser mais bem estruturada, otimizando tempo e dinheiro, através de escolhas assertivas de hospedagens e aeroportos bem localizados que proporcionem um fácil acesso aos locais das reuniões, eventos e compromissos em geral.

Definir teto de gastos

Esse tópico é um dos principais quando pensamos em gerar economia com viagens, pois sem um teto os gastos com hospedagens, alimentação, transporte e outros podem ser abusivos e comprometer o orçamento da empresa. Pensando nisso, a definição do teto para cada categoria é fundamental para garantir a saúde financeira e um bom fluxo de caixa.

Seguir a política de viagens de sua empresa

A política de viagens de uma empresa é um documento no qual estão reunidos todos os regulamentos que envolvem todo o processo de uma viagem corporativa. É através dela que os procedimentos se tornam padrões, fazendo com que a escolha do hotel, categoria da acomodação, aluguéis de transportes, alimentação, compra de passagens aéreas, entre outras atividades comuns em viagens, ocorram conforme os objetivos e também no limite orçamentário da empresa.

Dessa forma, seguir a política de viagens garante maiores resultados e economia para a organização

Adotar um sistema de gestão de viagens

O sistema de gestão de viagens é um divisor de águas quando se trata de gestão e redução de custos. Através dele, é possível carregar orçamentos de cada centro de custo, realizar pedidos de reembolso, analisar e monitorar gastos através de relatórios, utilizar bilhetes não voados como forma de pagamento para novos bilhetes, entre outras ações que refletem na organização e economia da empresa.

Confira nosso artigo sobre o sistema de gestão de viagens e conheça ainda mais os diferenciais dessa plataforma.

Considerar todos os custos de viagens

Existe uma grande vantagem no planejamento antecipado, isto é, a partir dele é possível realizar um cronograma de despesas completo, considerando todos os custos que envolvem uma viagem. Sendo assim, é possível mensurar quanto realmente custará uma viagem corporativa, garantindo que não haja nenhuma surpresa desagradável no fim.

Nós, da Dynamic Travel, valorizamos a otimização dos processos visando sempre ao maior controle e redução de custos para nossos clientes.

Nossos gerentes de relacionamento acompanham o comportamento de consumo dos clientes, identificando oportunidades de economia em algumas situações, como, por exemplo, negociação com redes hoteleiras, visando a uma melhor tarifa e até mesmo uma tarifa de acordo com o cliente.

Um dos pontos que consideramos importantes para uma boa gestão de viagens são os indicadores, por meio dos quais podemos detectar chances para diminuir custos, sem perder a objetividade e essência das viagens. Disponibilizamos um BI para clientes que desejam ter acesso e acompanhar o comportamento de compra dentro da sua empresa, podendo tomar decisões de forma mais assertiva, a fim de minimizar custos.

Todas as equipes da Dynamic trabalham com o objetivo de prover soluções inovadoras para satisfação de nossos clientes, ofertando economia e ajudando na gestão.

Flexíveis e dinâmicos, a Dynamic Travel presta assessoria em viagens corporativas para empresas com foco em redução de custo e experiência do viajante a mais de 16 anos.