A realização de viagens corporativas não é uma tarefa fácil. Quando mal organizadas, têm sua produtividade comprometida e podem gerar custos desnecessários para a empresa. Pensando nisso, é muito importante que as empresas invistam em um planejamento minucioso, que resulte em uma boa política de viagens, a qual servirá como um guia para colaboradores e gestores durante a viagem.
O que é uma política de viagens?
A política de viagens de uma empresa nada mais é do que um documento no qual estão reunidos todos os regulamentos, normas e procedimentos que envolvem todo o processo de uma viagem corporativa.
Neste documento encontram-se detalhes de uma viagem, como regras para compra de passagens, hospedagem e deslocamento corporativo, curso de aprovação referente às despesas no decorrer da viagem, limites de gastos, diretrizes para reembolso de despesas, entre outros.
Qual a sua importância para as empresas?
Uma política formada de modo claro e objetivo previne ambiguidades e garante que os processos relativos às viagens estejam em conformidade com as normas preestabelecidas pela empresa, evitando gastos prescindíveis e garantindo um maior controle de custos.
A padronização dos processos e procedimentos confere segurança, conforto e bem-estar a todos os envolvidos na viagem, além de otimizar processos, reduzir custos e evitar riscos e fraudes. A partir dessa transparência, os gestores têm seu trabalho facilitado e os colaboradores entendem e cumprem as diretrizes estabelecidas pela empresa.
Em vista disso, separamos algumas das principais ideias a serem consideradas no momento da criação da política de viagens para sua empresa. Confira abaixo!
Necessidade da empresa
O primeiro passo ao se criar uma política de viagens é estabelecer as necessidades da empresa em relação a uma viagem corporativa. Assim, é preciso definir quando uma viagem é necessária e quais são as demandas para sua realização, como prazos, antecedência, orçamentos, categoria de hospedagem, classe de voo, entre outros. Além disso, devem-se considerar as peculiaridades de cada departamento e de cada nível hierárquico dos colaboradores.
Envolva os stakeholders
Sempre inclua todas as partes envolvidas nas viagens corporativas ao elaborar sua política de viagens. O envolvimento do RH, do setor financeiro, dos gestores de viagens e dos funcionários, por exemplo, trará uma visão mais abrangente e possibilitará insights que tornarão o documento mais realista e eficaz.
Objetividade e clareza
Ao desenvolver a política de viagens, as diretrizes devem ser explícitas e objetivas para que sejam de fácil compreensão e sejam seguidas sem nenhuma dificuldade.
Desenvolvimento de um orçamento
Este quesito é essencial para garantir que os gastos das viagens corporativas se enquadrem nos limites da empresa. O responsável pelo desenvolvimento da política deve compreender o ritmo de expansão das atividades da sua empresa e estabelecer um orçamento realista e possível de ser colocado em prática.
Fácil acesso à política de viagens corporativa
Uma vez desenvolvida, é importante que a política seja divulgada aos colaboradores e esteja disponível para futuras consultas, a fim de cumprir sua missão como guia para viagens corporativas.
Em suma, nota-se que o sucesso de uma viagem corporativa depende de uma boa política de viagens. Esta deve compreender todas as necessidades da empresa e dos viajantes, de forma clara e objetiva, a fim de otimizar os processos, garantir o bem-estar dos colaboradores e tornar a viagem menos dispendiosa.
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