Os gestores de viagens corporativas são responsáveis pelo desenvolvimento, manutenção e cumprimento da política de viagens, assim como são responsáveis pelo desenvolvimento de acordos corporativos com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos.
Segundo uma pesquisa realizada pela Business Travel Outlook, seis em cada dez compradores esperam que o número de viagens corporativas aumente na sua empresa em 2024 em comparação com 2023. Com isso, os gestores terão de ser mais engajados em seu programa de viagens no que diz respeito a cumprimento das diretrizes, otimização de custos e de processos.
Os gestores de viagens corporativas, em conjunto com a TMC, fazem a análise de indicadores de performance, ou seja, entendem o comportamento de compra de seu cliente interno e as necessidades desse público junto aos serviços da TMC. Eles são extremamente importantes no processo de viagens corporativas, afinal de contas, um gestor atuante obtém bons resultados e consegue uma otimização expressiva de custos para a sua empresa.
E quais são os maiores desafios enfrentados pelos gestores de viagens?
Otimização de custos
O principal desafio do gestor de viagens corporativas ao otimizar os custos e adequar os interesses do cliente ao orçamento é encontrar um equilíbrio entre garantir a satisfação e o conforto dos viajantes e reduzir os gastos da empresa. Soluções para isso incluem a prática de negociar tarifas preferenciais com fornecedores, implementar políticas de viagem eficazes, utilizar tecnologias de gestão e estar atento às mudanças no mercado para tomar decisões informadas. Além disso, é importante comunicar de forma transparente as políticas e limitações orçamentárias aos viajantes para garantir o cumprimento das diretrizes estabelecidas.
Outro desafio é a comunicação com o público interno. Essa ação envolve assegurar que as informações sobre políticas de viagens, procedimentos, restrições orçamentárias e outras diretrizes sejam transmitidas de forma clara, eficaz e oportuna. Isso pode incluir lidar com diferentes níveis de compreensão e interesse por parte dos funcionários, bem como a necessidade de manter todos atualizados sobre mudanças nas políticas ou procedimentos. Uma das alternativas para essa questão é oferecer canais de comunicação para que os funcionários possam fazer perguntas, obter esclarecimentos e fornecer feedback sobre as políticas de viagens da empresa.
Além disso, a melhor estratégia é manter-se bem alinhado com a TMC parceira, ao contar com uma equipe de suporte dedicada e avaliar continuamente os procedimentos. Assim os gestores asseguram uma gestão eficiente e promovem uma solução rápida diante de qualquer imprevisto.
O papel da TMC em relação a esse processo é criar uma automação onde diariamente é realizado o envio de todos os dados de viajantes para a empresa contratada. Essa empresa, por sua vez, dispara uma comunicação com o viajante, fornecendo toda a orientação necessária em relação a aspectos de segurança, aspectos culturais e o que pode ou não ser feito para que sua viagem seja tranquila e sem imprevistos.
Para alcançar esse equilíbrio delicado, os gestores precisam adotar uma abordagem centrada no cliente, considerando suas preferências, conforto e segurança ao mesmo tempo que atendem aos objetivos operacionais da empresa. Isso pode incluir a negociação de tarifas preferenciais com fornecedores, o uso de tecnologia para melhorar a conveniência e a comunicação clara de políticas e diretrizes para garantir uma experiência positiva para o viajante, mantendo-se dentro dos limites operacionais e financeiros da empresa.
Flexíveis e dinâmicos, a Dynamic Travel presta assessoria em viagens corporativas para empresas com foco em redução de custo e experiência do viajante a mais de 19 anos.