Segundo relatório publicado pela Global Business Travel Association (GBTA) e Visa, no ano de 2022, os gastos globais com viagens corporativas tiveram um aumento gradativo de 47%, chegando a US$ 1,03 trilhão. Já até o final deste ano, o crescimento esperado será de 32% e, conforme o previsto, esses gastos chegarão a US$ 1,4 trilhão em 2024.
Conforme o Ministério do Turismo, a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (ABRACORP) divulgou dados importantes sobre o setor em 2023, o que confirma que as viagens corporativas alcançaram mais de R$ 11,37 bilhões até outubro. A expectativa é que até dezembro esse valor chegue a em torno de R$ 13 bilhões, o que será considerado um recorde.
Com base nesse crescimento contínuo do turismo de negócios, tornou-se crucial a gestão eficaz de viagens corporativas.
Uma política de viagens bem estruturada não apenas proporciona eficiência operacional, mas também certifica que os colaboradores estejam alinhados com regras e procedimentos, garantindo conformidade e otimizando recursos.
O cumprimento rigoroso dessas políticas fortalece a cultura organizacional e contribui diretamente para resultados positivos nas viagens corporativas, destacando a relevância de uma gestão estratégica para alcançar objetivos empresariais.
Como saber se os colaboradores estão respeitando a política de viagens?
Relatórios extraídos de sistemas são apenas uma parte do processo para fazer uma gestão sobre os gastos com viagens corporativas.
Sabemos que tempo é dinheiro, e por muitas vezes os gestores de viagens têm outras atividades e responsabilidades para gerenciar. Por essa razão, a contratação de uma agência de viagens corporativas torna-se fundamental para apoiá-los nesses processos.
Como uma agência de viagens corporativas melhora diretamente os resultados da gestão de viagens dos clientes?
Para entregar e mostrar ao cliente soluções de melhoria e redução de custos, a agência de viagens corporativas deve:
1º Ter entendimento conciso sobre o cliente, como:
- Por qual motivo ele precisa deslocar a trabalho seus colaboradores;
- Compreender o perfil, a recorrência e demanda do cliente;
- Compreender o comportamento de consumo nos últimos meses;
- Analisar quais são os principais destinos, rotas, hotéis e períodos de locação de carros desse cliente;
- Analisar qual é o público que solicita as viagens, com qual recorrência, a antecedência dessas viagens e quais são suas características (se são emergenciais ou programadas).
2º Realizar a extração de relatórios
- Extrair de todos os canais de operação em que o cliente realiza suas solicitações de viagens;
- Conferir, organizar e planilhar os dados.
3º Transferir os dados para uma plataforma de Business Intelligence
4º Analisar criteriosamente todos os aspectos do que foi realizado com o que está previsto na política de viagens corporativas
Como, por exemplo:
- Analisar a antecedência média dos pedidos de viagens;
- Avaliar a discrepância de valores, com o mínimo ofertado e com a tarifa escolhida pelo solicitante;
- Analisar a taxa de viagens emergenciais x viagens programadas;
- Conferir itens ou particularidades que estavam previstas na política de viagens do cliente e que não foram cumpridas, entre outros.
5º Após essa análise, é possível indicar:
- Índice de solicitantes que estão aderindo corretamente à política de viagens da empresa;
- Índice de solicitantes que não estão aderindo corretamente à política de viagens;
- Quantidade de ocorrências de viagens emergenciais;
- Quantidade de passagens perdidas;
- Quantidade de no-show em hotéis;
- Apresentar o ticket médio;
- Avaliação dos principais trechos, o que possibilita à agência tentar negociações estratégicas com companhias aéreas;
- Avaliação dos principais hotéis por região, o que possibilita à agência tentar negociações estratégicas de tarifas de acordo com redes hoteleiras. Às vezes, o cliente possui uma demanda expressiva para uma determinada região, porém ele hospeda seus colaboradores em diferentes hotéis. Com base nessas análises, a agência consegue identificar essa questão e propor a concentração desses colaboradores em uma quantidade reduzida de hotéis. Ou seja, a agência consegue apresentar o nível de ocupação ou room nights para tentar negociar uma tarifa inferior ao cliente, entre outros.
Com um estudo mais aprofundado, a agência cada vez mais é capaz de analisar, identificar e prover informações que possibilitarão oportunidades de melhoria nos processos de viagens corporativas.
6º Apresentar ao gestor de viagens os pontos positivos e pontos de oportunidade sobre o processo de gerenciamento de viagens corporativas
- Identificar e frisar pontos que estão comprometendo o orçamento de viagens corporativas do cliente;
- Mostrar quanto o cliente conseguiu economizar em viagens;
- Apresentar indicadores estratégicos de gestão;
- Identificar solicitantes, viajantes, centros de custos, projetos que estão em plena conformidade com as regras da política de viagens, mas também aqueles que não estão respeitando o documento;
- Propor um plano de trabalho para que a agência e o gestor possam trabalhar em conjunto, mostrando quais são os resultados previstos que as soluções e alternativas propostas podem gerar ao gestor de viagens.
Todo esse estudo, análise, consultoria e gestão que você acabou de ler a Dynamic Travel aplica para seus clientes. Além de todo o atendimento personalizado, flexibilizamos a entrega de serviços e nos adaptamos facilmente aos processos de cada cliente, para que assim seja fácil e rápida e identificação de pontos positivos e de oportunidade de cada cliente.
Na Dynamic Travel, defendemos que, mediante uma boa gestão estratégica de viagens corporativas, se torna mais fácil e acessível fazer uma análise assertiva sobre como potencializar ainda mais a gestão de viagens alinhada às diretrizes e particularidades de cada política de viagens das empresas.
