Gestão de Viagens: entenda como potencializar a comunicação entre gestor, solicitante e viajante.

Uma boa comunicação leva a decisões mais eficazes, funcionários engajados e projetos bem-sucedidos. A comunicação eficaz por parte do líder é fundamental para o sucesso da equipe, assim como o diálogo entre a gestão e os colaboradores como um todo. Com transparência e clareza, é possivel motivar e aumentar a produtividade da equipe, promovendo um bom relacionamento entre todos os membros, principalmente no turismo corporativo. 

Os gestores devem valorizar uma boa comunicabilidade em suas equipes: não podem esconder erros, fazer falsas promessas ou ocultar dados sobre o desempenho dos membros do time; caso contrário, essa situação gera funcionários desmotivados que carecem de feedback. O grupo deve ser informado de todas as informações relevantes para a sua função. Através da comunicação eficiente, é possível resolver problemas em conjunto, alinhar as expectativas de cada membro, compartilhar experiências e entender com eficiência as políticas internas.

As políticas internas de uma empresa são normas e condutas que devem ser seguidas, formalizando e estabelecendo padrões de comportamento de seus empregados e empregadores. Quando citamos uma boa gestão de viagens corporativas, as políticas internas andam em conjunto com as políticas de viagem, um documento no qual estão reunidos todos os regulamentos, normas e procedimentos que envolvem todo o processo de viagens corporativas. Saiba mais detalhes acessando nosso conteúdo.

  As principais atividades de um gestor de viagens, conhecido também como Travel Manager, podem variar dependendo da empresa, mas em geral elas incluem:  

• Desenvolver e implementar políticas de viagem que orientem os viajantes sobre os procedimentos e limites para a reserva de viagens e outras atividades relacionadas à viagem;
• Fazer reservas para os funcionários da empresa, incluindo passagens aéreas, hotéis e aluguel de carros, quando necessário;
• Gerenciar as despesas, incluindo a reconciliação de cartões de crédito corporativos e reembolsos;
• Gerenciar programas de fidelidade de companhias aéreas, hotéis e outras empresas para garantir que a empresa esteja obtendo o melhor valor de suas viagens;
• Analisar os dados, a fim de identificar tendências, oportunidades de economia e áreas para melhorias;
• Gerenciar crises relacionadas a viagens, como cancelamentos de voos, mudanças de itinerário ou emergências médicas.

Essas são algumas das principais atividades que um gestor de viagens pode desempenhar, mas pode haver outras demandas, dependendo da empresa e das necessidades de viagem dos funcionários e solicitantes.

Existem várias maneiras de melhorar a comunicação entre um gestor de viagens e seus solicitantes. Algumas sugestões incluem:

• Definir expectativas claras: certifique-se de que os solicitantes compreendam quais são os seus papéis e responsabilidades na gestão de viagens e o que podem esperar do gestor de viagens. Isso pode incluir prazos de resposta, quais informações são necessárias para uma reserva de viagem, etc.;
• Utilizar canais de comunicação eficazes: defina os canais de comunicação que serão utilizados para a gestão de viagens e certifique-se de que eles estejam disponíveis e funcionando corretamente, incluindo e-mails, mensagens instantâneas ou sistemas de gerenciamento de viagens;
• Estabelecer processos claros: defina processos claros para a gestão de viagens, ou seja, como as solicitações serão feitas, como serão aprovadas e como as informações de viagem serão compartilhadas. Isso ajuda a garantir que todos os envolvidos entendam o processo e que as viagens sejam gerenciadas de forma eficaz.
• Manter a comunicação aberta: mantenha uma comunicação aberta e transparente com os solicitantes e incentive o feedback sobre o processo de gerenciamento de viagens. Isso ajuda a identificar problemas e oportunidades de melhoria.

 Lembre-se de que a comunicação é fundamental para uma gestão de viagens corporativas eficaz e que investir tempo e recursos para melhorá-la pode trazer benefícios significativos para a empresa. 

Os viajantes são a ponta final de todo o processo de viagens corporativas, ou seja, são os usuários finais da prestação de serviço de uma agência de viagens corporativas. Ter uma comunicação direta com os viajantes é importante para entender de fato se a viagem foi boa, se tudo que foi cotado foi cumprido da melhor forma possível, se houve algum manifesto negativo ou positivo do período e se todas as expectativas foram superadas! Aqui estão algumas dicas para que essa comunicação se torne mais efetiva e clara: 

• Utilizar canais de comunicação adequados: determine quais canais de comunicação são mais eficazes para o seu público-alvo. Algumas pessoas preferem e-mail, outras preferem mensagens de texto ou aplicativos de mensagens instantâneas. Utilize os canais de comunicação mais adequados para atender às necessidades dos viajantes;
• Fornecer informações claras: certifique-se de que as informações de viagem sejam claras e precisas. Forneça todas as informações importantes, como horários de voo, informações sobre acomodação e transporte, bem como quaisquer políticas relevantes da empresa;
• Disponibilizar ajuda e suporte: disponibilize canais para que os viajantes possam buscar ajuda e suporte. Isso pode incluir um número de telefone de emergência, um aplicativo para gerenciar a viagem ou uma equipe de suporte dedicada;
• Personalizar a comunicação: tente personalizar a comunicação para atender às necessidades individuais dos viajantes. Isso pode incluir informações adicionais sobre o destino ou recomendações de atividades que possam ser de interesse para o viajante;
• Pedir feedback: peça feedback dos viajantes sobre a experiência de viagem e a comunicação do gestor de viagens. 

 Ao implementar essas sugestões, o gestor de viagens pode melhorar a comunicação com os viajantes e garantir que suas necessidades sejam atendidas de forma eficaz.  Como melhorar a comunicação entre gestor, solicitante e viajante? Planejar os detalhes que envolvem uma viagem corporativa exige atenção constante. Por essa razão, a comunicação entre os envolvidos, sejam solicitantes, viajantes ou colaboradores dentro de uma equipe, é a ferramenta essencial para a organização e gestão das viagens. Confira, a seguir, 7 dicas para melhorar essa comunicação: 

• É fundamental que, mesmo diante de uma hierarquia, a comunicação aconteça de maneira horizontal e repassada entre todas as esferas envolvidas de modo transparente;

• Estar atento às políticas de viagem para que todas as regras possam ser cumpridas e respeitadas;
• Estarem todos na mesma sintonia, alinhando as expectativas do serviço prestado;
• Estruturar uma comunicação sólida e transparente, expondo opiniões positivas e negativas;
• Saber ouvir e internalizar possiveis feedbacks sobre a gestão aplicada;
• Fazer pesquisas de satisfação, tanto com o solicitante quanto com o viajante, para possíveis futuras melhoras.

A Dynamic Travel está diretamente envolvida na comunicação da cadeia de gestão de viagens corporativas entre gestor, solicitante e viajante. Isso porque precisamos que a comunicação interna do nosso cliente ocorra da melhor forma possível, para que no momento de alinharmos as expectativas, sejam elas realizadas em reuniões, telefone, e-mail ou qualquer outro canal de comunicação, as informações sejam claras e objetivas e haja o cumprimento com excelência de nossa prestação de serviços, como também das diretrizes e objetivos estabelecidos pela gestão de viagens do cliente. 

Prezamos pela entrega humanizada, diferenciada e personalizada para nossos clientes na Dynamic Travel. A entrega consiste desde a entrega de conteúdos, atendimento corporativo, atendimento emergencial, relação com financeiro, negociações com fornecedores, até consultoria integrada para aprimoramento de processos, políticas de viagens e com apresentação de relatórios estratégicos e B.I. para redução de custos com viagens corporativas.   

Comunicação é a peça-chave para uma parceria de sucesso! Fale já com um dos nossos especialistas e turbine a sua gestão de viagens!