Gestão de Viagens: pontos importantes ao elaborar ou reestruturar a sua política de viagens

A política de viagens é um conjunto de diretrizes e regras estabelecidas por uma organização para gerenciar processos de viagens de negócios e a logística de seus funcionários, ou seja, é um documento que reúne todas as normas e regras necessárias para uma ótima gestão de viagens corporativas. 

A política de viagens tem como objetivo maximizar a eficiência, reduzir custos e garantir a segurança dos passageiros, sempre evitando riscos. 

• Tipos de viagens permitidas: por exemplo, viagens de negócios, viagens de treinamento, viagens para conferências, eventos etc.;
• Procedimentos para reserva de viagens: por exemplo, qual agência de viagens utilizar, quando reservar, quais classes de viagem são permitidas;
• Limites orçamentários para diversos tipos de despesas: como passagem aérea, hospedagem, alimentação e transporte terrestre;
• Regras para pagamento de despesas de viagens: com cartões de crédito corporativos, faturamento ou adiantamentos em dinheiro;
• Políticas de saúde e segurança do viajante: como informações sobre seguro de viagem, requisitos de vacinação e restrições de viagem.

Uma política de viagens ajuda a garantir que as viagens de negócios sejam gerenciadas de maneira eficaz, econômica e com a maior segurança possível, ao mesmo tempo que garante a conformidade com as expectativas da empresa.

Caso a empresa não possua ou não pratique políticas em vigor, isso pode resultar em uma série de problemas, como aumento de custos, dificuldade de gerenciamento de despesas e riscos ao viajante.

Portanto, além de ter uma política bem estruturada, é importante que as empresas monitorem a aplicação e desvios para garantir uma gestão de viagens eficiente e econômica.

A institucionalização desse documento garante a padronização dos processos e a garantia de fluidez nas viagens, fazendo com que todo o fluxo, desde a compra das passagens até a finalização e prestação de contas, seja realizado com excelência e assertividade.

A política de viagem pode ser benéfica tanto para a empresa quanto para os gestores e seus viajantes. Confira a seguir alguns desses benefícios:

• Redução de custos excessivo e um maior controle dos gastos;
• Otimização dos processos;
• Segurança ao viajante;
• Maiores transparência e visibilidade;
• Redução do tempo de planejamento;
• Aumento da eficiência.

Não existe um prazo 100% exato para as solicitações. Esse tipo de política depende de vários fatores, como: o perfil do cliente, suas principais rotas, principais dias da semana para embarque e a duração total da viagem. Baseando-se nas análises e com a ajuda do B.I, conseguimos chegar a tais conclusões, como, por exemplo, se a viagem de uma determinada rota normalmente dura um dia, a antecedência da compra pode ser de cinco a sete dias, diferentemente de viagens que têm permanência maior. Porém, nem sempre a empresa tem um perfil que permite planejamento de suas viagens, fazendo com que as solicitações sejam emergenciais, ou seja, nesses casos, a política de antecedência não se aplica. Saiba mais sobre o assunto clicando aqui. 

Algumas empresas adotam políticas de valor máximo em hospedagens, considerando o nível hierárquico dos colaboradores e a cidade de destino. Essa política é conhecida como City Cap, na qual é estabelecido um valor teto, de acordo com o cargo e a cidade em que o viajante irá se hospedar, controlando o orçamento. Por exemplo: para a categoria de técnicos, o valor teto de gasto é de R$ 250, já para a categoria de gerentes o valor teto de gasto é de R$ 400 a diária, enquanto da diretoria o valor teto é de R$ 600.  

Os processos de solicitação também devem ser considerados na política de viagem, considerando o perfil da empresa. No modelo centralizado, a empresa define uma pessoa ou grupo para atuarem como solicitantes. A interlocução com o solicitante, pelo ponto de vista da agência, se torna mais fácil, pois o processo é focado em pessoas específicas e mais familiarizadas com procedimentos que fazem parte do seu escopo de atuação dentro da organização, situação que normalmente diminui a autonomia do viajante. 

Em contrapartida, o processo descentralizado significa que o próprio viajante pode solicitar as viagens à agência. Ou seja, o viajante pode fazer sua própria requisição, sem depender de um intermediário para realizar solicitações em seu nome. 

Ambos os processos funcionam, porém isso depende do perfil e da demanda de cada empresa. Algumas preferem que o processo de solicitação fique centralizado em uma, duas ou dez pessoas. Já outras preferem dar autonomia para que os colaboradores consigam solicitar diretamente suas viagens, respeitando suas preferências, mas sempre em conformidade com a política estabelecida. 

A política de adiantamento e reembolso prevê regras e procedimentos estabelecidos por uma organização para gerenciar o processo de pagamento de despesas dos funcionários.

O adiantamento é um pagamento antecipado feito a um funcionário para cobrir as despesas relacionadas ao trabalho, como viagens, hospedagem, alimentação, transporte, entre outros. Essa prática pode ser útil para evitar que os funcionários tenham que pagar essas despesas do próprio bolso e, posteriormente, solicitar o reembolso. Para cada situação, há um valor específico que não deve ser ultrapassado.

Já o reembolso é o processo em que o funcionário apresenta as despesas comprovadas por meio de recibos e outros documentos e solicita o reembolso desses valores. A política de reembolso também deve estabelecer um limite máximo para cada categoria de despesa, além de especificar quais tipos de despesas são elegíveis para reembolso.

É importante que esse tipo de política seja claro e transparente, para evitar mal-entendidos e inconsistências nos processos de pagamento. Além disso, as políticas devem ser consistentes com as leis e regulamentações aplicáveis, centralizadas em uma gestão de Expense Management, para que os processos sejam realizados de forma assertiva, possibilitando que o gestor identifique os custos totais de uma viagem.

Este tipo de política está atrelado diretamente ao Duty of Care, um termo utilizado para descrever a responsabilidade legal e ética de uma organização em relação à segurança e bem-estar de seus funcionários, clientes e outros stakeholders. Essa responsabilidade inclui a obrigação de prevenir riscos, minimizar perigos e proteger os interesses das partes envolvidas.

Aplica-se em diferentes contextos, como no próprio ambiente de trabalho, em eventos corporativos, e diretamente relacionado à segurança e bem-estar dos funcionários em viagens corporativas. É importante que as organizações estabeleçam políticas e procedimentos adequados para garantir que os riscos sejam identificados e gerenciados de maneira apropriada, garantindo uma boa gestão de viagens corporativas. 

Por exemplo, é importante definir um número máximo de integrantes para utilização do mesmo transporte e separá-los, para que não haja risco de impacto aos negócios ou mesmo a descontinuidade da em caso de acidente.

A maior parte dos colaboradores não conhece as políticas de sua empresa, fato que compromete boa parte da comunicação e da gestão dentro de uma organização. É de extrema importância não só definir políticas, mas apresentá-las aos colaboradores, de forma a terem um conhecimento claro e profundo sobre o tema para que, assim, consigam praticá-las da melhor forma possível. O plano de comunicação pode ser feito através de insights nos e-mails, realização de workshops e palestras, fazendo com que esses ensinamentos sejam passados com intuito de melhorar o relacionamento e a transparência entre as equipes.

Aqui, na Dynamic Travel, prestamos consultoria para elaboração de política de viagens do zero, como também na reestruturação de políticas já existentes. Todos as áreas da Dynamic contribuem com pontos de observação para maior robustez nos processos de viagens, visando sempre à melhor experiência de gestores, solicitantes e viajantes.

A política de viagem precisa ser atualizada periodicamente, pois a demanda, a quantidade de colaboradores em viagem e os trechos de deslocamento podem sofrer alterações, bem como haver mudanças e tendências externas. Por conta disso, é extremamente importante fazer a revisão periódica da sua política de viagens. Em breve, traremos um conteúdo dedicado ao tema! 

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