Gestão de Viagens: quais são os maiores desafios enfrentados pelos gestores de viagens corporativas?

Os gestores de viagens corporativas são responsáveis pelo desenvolvimento, manutenção e cumprimento da política de viagens, assim como são responsáveis pelo desenvolvimento de acordos corporativos com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos. 

Segundo uma pesquisa realizada pela Business Travel Outlook, seis em cada dez compradores esperam que o número de viagens corporativas aumente na sua empresa em 2024 em comparação com 2023. Com isso, os gestores terão de ser mais engajados em seu programa de viagens no que diz respeito a cumprimento das diretrizes, otimização de custos e de processos.

Os gestores de viagens corporativas, em conjunto com a TMC, fazem a análise de indicadores de performance, ou seja, entendem o comportamento de compra de seu cliente interno e as necessidades desse público junto aos serviços da TMC. Eles são extremamente importantes no processo de viagens corporativas, afinal de contas, um gestor atuante obtém bons resultados e consegue uma otimização expressiva de custos para a sua empresa.

E quais são os maiores desafios enfrentados pelos gestores de viagens?

Otimização de custos

O principal desafio do gestor de viagens corporativas ao otimizar os custos e adequar os interesses do cliente ao orçamento é encontrar um equilíbrio entre garantir a satisfação e o conforto dos viajantes e reduzir os gastos da empresa. Soluções para isso incluem a prática de negociar tarifas preferenciais com fornecedores, implementar políticas de viagem eficazes, utilizar tecnologias de gestão e estar atento às mudanças no mercado para tomar decisões informadas. Além disso, é importante comunicar de forma transparente as políticas e limitações orçamentárias aos viajantes para garantir o cumprimento das diretrizes estabelecidas.

Outro desafio é a comunicação com o público interno. Essa ação envolve assegurar que as informações sobre políticas de viagens, procedimentos, restrições orçamentárias e outras diretrizes sejam transmitidas de forma clara, eficaz e oportuna. Isso pode incluir lidar com diferentes níveis de compreensão e interesse por parte dos funcionários, bem como a necessidade de manter todos atualizados sobre mudanças nas políticas ou procedimentos. Uma das alternativas para essa questão é oferecer canais de comunicação para que os funcionários possam fazer perguntas, obter esclarecimentos e fornecer feedback sobre as políticas de viagens da empresa.

 Os gestores de viagens corporativas estão constantemente preparados para lidar com uma variedade de imprevistos que podem surgir durante as viagens empresariais. Para enfrentar essas situações, eles adotam uma abordagem proativa, que inclui planejamento antecipado, comunicação eficaz e a utilização de recursos tecnológicos e parcerias sólidas. Ao antecipar possíveis problemas e ter planos de contingência em vigor, como reservas flexíveis e opções de transporte alternativas, eles estão preparados para lidar com cancelamentos de voos, emergências médicas e outras eventualidades. 

Além disso, a melhor estratégia é manter-se bem alinhado com a TMC parceira, ao contar com uma equipe de suporte dedicada e avaliar continuamente os procedimentos. Assim os gestores asseguram uma gestão eficiente e promovem uma solução rápida diante de qualquer imprevisto. 

Os gestores enfrentam diversos obstáculos ao garantir a segurança e a cultura do Duty of Care aos viajantes durante as viagens corporativas. Um dos maiores desafios é a gestão de riscos, que envolve identificar ameaças como questões de saúde, segurança e emergências naturais ou políticas. Além disso, as variações no cenário geopolítico e eventos imprevistos podem complicar ainda mais o processo de planejamento e execução das viagens. A necessidade de equilibrar as preocupações com segurança e bem-estar dos viajantes com as metas de negócios e restrições orçamentárias da empresa também representa um desafio significativo. 

O papel da TMC em relação a esse processo é criar uma automação onde diariamente é realizado o envio de todos os dados de viajantes para a empresa contratada. Essa empresa, por sua vez, dispara uma comunicação com o viajante, fornecendo toda a orientação necessária em relação a aspectos de segurança, aspectos culturais e o que pode ou não ser feito para que sua viagem seja tranquila e sem imprevistos.

Outro desafio constante é equilibrar as necessidades operacionais da empresa com a experiência do cliente durante as viagens corporativas. Isso envolve assegurar que as políticas e procedimentos estabelecidos para controlar custos, promover a conformidade e otimizar eficiências operacionais não comprometam a qualidade da experiência do viajante. 

Para alcançar esse equilíbrio delicado, os gestores precisam adotar uma abordagem centrada no cliente, considerando suas preferências, conforto e segurança ao mesmo tempo que atendem aos objetivos operacionais da empresa. Isso pode incluir a negociação de tarifas preferenciais com fornecedores, o uso de tecnologia para melhorar a conveniência e a comunicação clara de políticas e diretrizes para garantir uma experiência positiva para o viajante, mantendo-se dentro dos limites operacionais e financeiros da empresa.

Por fim, o processo de análise de dados é um desafio, pois há uma vasta quantidade de informações disponíveis e isso requer a habilidade de coletar, organizar e interpretar dados de várias fontes, incluindo reservas de viagens, despesas, preferências dos viajantes e tendências do mercado. Além disso, o gestor precisa trabalhar pela precisão e a integridade dos dados, lidar com possíveis inconsistências e assegurar que as análises sejam relevantes e acionáveis para apoiar a tomada de decisões estratégicas.  

“Aqui, na Dynamic Travel, procuramos sempre oferecer o melhor serviço e experiência para nossos parceiros. Nosso atendimento personalizado fornece planos de ação configurados para cada perfil de empresa. Para facilitar o dia a dia e ter uma melhor gestão de viagens, oferecemos aos gestores acesso ao nosso sistema de Business Intelligence (BI), além da entrega de relatórios customizados e apresentações periódicas de Client Review. Assim, proporcionamos, com a otimização dos processos, as melhores ofertas e resultados que asseguram a qualidade dos serviços prestados.” 

Demetrius Miguel, Diretor de Novos Negócios da Dynamic Travel.