A gestão de despesas, conhecida também como Expense Management, é um dos maiores desafios a serem cumpridos à medida que uma empresa se desenvolve. Ao acompanhar o crescimento de um negócio, é importante ter em mente o surgimento de algumas necessidades que devem ser custeadas pela empresa, como:
- Hospedagem
- Passagem
- Alimentação
- Combustível
- Cursos
- Contas de luz e internet (em caso de home office)
São situações que podem gerar uma pequena preocupação em relação aos gastos. Decorrente disso, a presença de uma Expense Management é indispensável, principalmente nas agências de viagens corporativas.
O que é Expense Management e quando surgiu?
Em 1980, as empresas buscavam melhorar a gestão financeira, com isso desenvolveram um método chamado gestão de despesas. Aplicada aos departamentos de compra das empresas mais inovadoras do mercado, a metodologia ajudou a melhorar a eficiência na gestão de recursos e despesas. Precisamente, é a gestão dos gastos efetuados pelos colaboradores para fins profissionais e todos os processos envolvidos nesta operação, desde a execução das próprias despesas ao reporte financeiro até a análise de custos por categoria, colaborador, departamento e período.
Qual a importância de se ter um bom processo de gestão de despesas e quais os benefícios em adotá-lo?
O gerenciamento eficaz de despesas requer muito planejamento, controle e contabilidade. Diante do cenário atual da economia brasileira, é necessário minimizar cada vez mais as margens de erro da sua empresa para enfrentar cenários incertos e se diferenciar da concorrência, principalmente no mercado de viagens corporativas. Confira a seguir os benefícios que a gestão de despesa agrega na rotina corporativa:
- Eficiência nos processos
Os gestores de viagens corporativas precisam entender que toda decisão tem um impacto de custo para a empresa, o que gera algumas preocupações nas situações mais ansiosas. Com uma abordagem de gerenciamento de gastos, você pode reduzir o desperdício e definir procedimentos para garantir que seus recursos sejam usados com moderação. Isso facilita a tomada de decisão, trazendo mais eficiência ao negócio! Saiba quais são as habilidades indispensáveis para gestores de viagens.
- Resultados positivos de custos
Quanto mais rápido puder recuperar seus custos, mais rápido poderá começar a gerar lucro. Com o gerenciamento de despesas, há uma chance maior de sua empresa atingir o ponto de equilíbrio financeiro.
- Efetuar monitoramento dos gastos com viagens
O que os investidores e stakeholders querem é um negócio que entrega resultados de forma sustentável, ou seja, capaz de cumprir o que promete com uma estrutura forte para se sustentar e fazer projeções de crescimento. Isso só é possível com uma boa gestão financeira. A adoção dessa abordagem de gerenciamento de despesas também trouxe boas notícias para os clientes, pois os custos com as viagens são reduzidos. Mercados cada vez mais competitivos exigem que as empresas não apenas tenham boas receitas, mas também se preparem e invistam para mudanças na conjuntura econômica e no turismo corporativo.
- Redução de fraudes
A gestão de custos exige um monitoramento árduo em relação às despesas, através de planejamentos e relatórios. Em conjunto com a controladoria, é possível reduzir fraudes em relação aos gastos da empresa. Uma vez registrados todos os custos nas viagens corporativas, a probabilidade de ocorrer algum erro é mínima. Como melhorar a gestão de despesas?
- Automatização de processos
Automatizar processos é tornar operacional algo que antes era feito de forma manual, com ajuda da tecnologia e da integração de sistemas e dados. Esse é um passo importante na gestão empresarial, capaz de gerar competitividade, eficiência e valor ao cliente.
- Cartões corporativos
Emitir cartões corporativos para custear os gastos das viagens não só beneficia a estrutura do negócio, mas também evita transtornos aos funcionários que podem não ter o valor necessário para quitar despesas da empresa e não podem esperar para serem reembolsados.
- Política de viagens
A política de viagens de uma empresa nada mais é do que um documento no qual estão reunidos todos os regulamentos, normas e procedimentos que envolvem todo o processo de uma viagem corporativa. Nesse documento encontram-se detalhes de uma viagem, como regras para compra de passagens, hospedagem e deslocamento corporativo, curso de aprovação referente às despesas no decorrer da viagem, limites de gastos, diretrizes para reembolso de despesas, direcionamento para a redução de custos em viagens, entre outros.
- Uso de sistemas de viagens: OBT
Uma das soluções para que essa gestão seja feita da melhor forma possível é a implantação de um OBT. Através do selfbooking, é possível fazer o controle de despesas, além de efetuar solicitações de reembolso, adiantamento e prestação de contas por um módulo específico de gestão de despesas dentro do sistema de viagens. O módulo Expense oferta mais organização e maior cumprimento da política de despesas corporativas, possibilitando informações mais precisas para a gestão de custos da sua empresa.
Esse módulo auxilia no momento das requisições de viagens, podendo atrelar pedidos de adiantamento na mesma solicitação, facilitando o processo de abertura. Além disso, o sistema de viagens oferece controle de orçamento detalhado por centro de custo, empresa de débito e relatórios de gestão de despesas para que se tenha uma visão mais ampla dos custos. Dessa forma, a administração dos gastos adicionais (alimentação, estacionamento, pedágio, taxi etc.) fica mais eficiente e podemos mensurar o custo total das viagens. Saiba mais sobre controladoria em gestão de viagens clicando aqui.
Na Dynamic Travel, além da gestão e soluções em viagens corporativas, entregamos gestão em despesas corporativas. Contamos com auxílio do sistema de viagens para viabilizar o aprimoramento de processos para uma gestão eficiente e eficaz de todos os itens que compõem uma viagem corporativa. Mostramos para nossos clientes os efeitos de nossa gestão através de indicadores disponibilizados em B.I. Com base em dados, conseguimos prover soluções para melhorar a política de viagens e despesas dos nossos clientes. Apresentamos os indicadores e oferecemos um plano de ação para trabalharmos em conjunto com clientes, a fim de intensificarmos a gestão, visando melhores oportunidades de economia em viagens corporativas.
Se você deseja ampliar sua gestão de despesas, contate-nos agora mesmo e converse com um dos nossos especialistas.
