O papel de um gestor consiste em planejar, organizar, controlar e tomar decisões estratégicas necessárias para atingir os objetivos da empresa, de maneira eficiente e eficaz. . Além disso, ele é a peça-chave para o direcionamento de uma equipe ou departamento de uma empresa.
Para o gestor ter ainda mais sucesso em suas funções, ele precisa ter acesso a informações precisas e atualizadas. Para obter esse acesso a informações, primeiramente, é preciso ter visão sobre dados e indicadores, os quais são gerados através de relatórios.
É importante ressaltar que há diferentes tipos de relatórios para diferentes necessidades, baseados no que será analisado e trabalhado durante a gestão.
No entanto, o processo consiste em extrair uma base de dados de uma fonte segura de informações e, após essa extração, transformar os dados em indicadores consistentes, para que assim o gestor possa tirar conclusões e pensar em melhorias. Porém, será que só esse processo é suficiente para definir ações assertivas e estratégicas para uma possível solução ou oportunidade de melhoria e economia?
Neste artigo, explicaremos como um relatório de viagens corporativas pode ajudar o gestor de viagens a gerenciar de forma assertiva as viagens corporativas de sua empresa.
De forma geral, quais são os benefícios que os relatórios proporcionam a um gestor?
Ter acesso a relatórios possibilita melhor gerenciamento para o gestor e para a empresa como um todo. Alguns dos principais benefícios incluem:
- Fornecimento de dados que permitem aos gestores tomarem decisões embasadas em informações concretas, em vez de suposições.
- Ao ter informações concretas, é possível aumentar a confiança e credibilidade da gestão por parte de stakeholders, como os acionistas, fornecedores, clientes e colaboradores.
- Ao estabelecer um nível de confiança, é possível que toda a liderança da empresa tenha facilidade em avaliar o desempenho das atividades e estar em conformidade para alcançar os objetivos e metas estabelecidos.
- São a base para a formulação de estratégias e oportunidades para a empresa como um todo.
- No caso de um gestor de viagens corporativas, ter a facilidade de acesso a relatórios, apresentação de dados, métricas e indicadores é um dos diferenciais para que ele possa potencializar resultados e incrementar a comunicação com solicitantes e viajantes.
Afinal, o que a entrega de um relatório agrega para a rotina de um gestor de viagens corporativas?
O gestor de viagens corporativas é o ponto focal para todos os temas relacionados a viagens de uma empresa. Portanto, é de extrema importância ele ter acesso a esses dados.
O gestor de viagens corporativas pode receber um relatório do tipo analítico, gerencial ou One Page Report. Esses relatórios sintetizam informações de forma objetiva para que o gestor visualize como está o desempenho da compra de passagens, hospedagens, locações de veículos e outros produtos relacionados ao cenário do turismo de negócios.
Extrair um relatório é fácil; o diferencial está em como uma agência de viagens corporativas apresenta esses dados para seus clientes. Além da apresentação, a agência deve entender a demanda, perfil, momento e necessidades do cliente naquele período de análise de dados. Diante disso, é possível apresentar os cenários, possíveis desvios de política, métricas e indicadores customizados para criar e desenvolver um plano de trabalho junto ao cliente, a fim de propor soluções de melhoria e possíveis resultados alinhados à política de viagens do cliente.
Diante disso, é possível reduzir custos com relatórios?
Sim. Porém, os relatórios são apenas o início de um trabalho que pode resultar em uma redução de custos. Um relatório por si só não é uma ferramenta, mas é o início de um processo, no qual esses dados precisam ser transformados em indicadores, com informações concretas muito bem contextualizadas.
Uma das funções do relatório de viagens corporativas consiste em comprovar todas as linhas de gastos com viagens. No entanto, existem outras formas de evidenciar ao cliente quais são as formas de reduzir os custos e demonstrar quais são os pontos positivos e pontos de oportunidade dentro da gestão de viagens.
As agências de viagens corporativas precisam estar dispostas e ter um recurso dedicado a desenhar toda essa estrutura de solução para os clientes. A Dynamic Travel possui diferentes tipos de relatórios para seus clientes, com variados níveis de complexidade e indicadores customizados, conforme a necessidade de cada empresa.
Além disso, a agência conta com um gerente de relacionamento dedicado a entender e conhecer a fundo todo o processo e a política de viagens dos clientes para prover diretamente um plano de trabalho, a fim de reduzir custos e melhorar o processo de gestão de viagens corporativas. Além disso, ele pode mostrar o desempenho através de um sistema de Business Intelligence (BI) de forma dinâmica, objetiva e visual possível para os clientes.
“Atuamos proativamente com os clientes, e independente da demanda, já temos uma rotina de apresentação de indicadores voltados à otimização de custos, sendo nosso papel estimular os clientes a aderirem iniciativas que irão convergir com os resultados esperados. Conseguimos surpreender nossos clientes e entregar uma gestão completa de viagens corporativas”
Demetrius Miguel, Diretor de Novos Negócios da Dynamic Travel.
