Gestão de Eventos: dicionário de eventos corporativos

Os eventos corporativos são grandes oportunidades para as empresas treinar, apresentar metas e estreitar laços com seus colaboradores.

Eventos corporativos são encontros organizados por empresas para criar interação e engajamento entre seus funcionários, parceiros e clientes. Normalmente, esses eventos são usados para promover a marca da empresa, comunicar sua visão e objetivos, fornecer treinamento e desenvolvimento para os colaboradores e incentivar um ambiente de trabalho saudável. 

Os diferentes tipos de eventos corporativos incluem conferências, convenções, seminários, reuniões de vendas, treinamentos, lançamentos de produtos, festas de fim de ano, comemorações de marcos, entre outros. Esses eventos podem ser realizados em locais diferentes, como sedes da empresa, hotéis e resorts, espaços de eventos, e até mesmo on-line. 

Entre os benefícios dos eventos corporativos estão: 

• Melhora na comunicação e colaboração entre os funcionários;
• Envolvimento e alinhamento dos colaboradores com a visão e valores da empresa;
• Fortalecimento do relacionamento com parceiros e clientes; 
• Oportunidade de treinamento e desenvolvimento profissional; 
• Aumento do engajamento e motivação dos funcionarios; 
• Melhora na imagem e reputação da empresa para garantir o sucesso de um evento corporativo.

 
É importante que eles sejam bem executados, com um cuidadoso planejamento de logística, seleção do local, definição de orçamento, escolha de fornecedores, produção de conteúdo e programação. Assim, os eventos corporativos podem trazer resultados positivos para a empresa, seus colaboradores e clientes.
 
O planejamento é fundamental para que o gestor e organizadores possam alinhar de forma concisa as três etapas que são tão primordiais para o sucesso de cada evento: o pré-evento, a realização e o pós-evento. 

• Definição do objetivo do evento;
• Identificação do público-alvo;
• Criação da identidade do evento;
• Planejamento do orçamento e estabelecimento do budget; 
• Seleção de uma equipe organizadora;
• Escolha do local, data e horário;
• Cronograma do evento; 
• Contratação e negociação dos fornecedores;
• Promoção e divulgação do evento;
• Preparação e organização da logística;
• Alimento de tempos e movimentos do evento;
• Reservas de hospedagem e transportes.

• Chegada ao local do evento com antecedência; 
• Reunião de todo o staff e compartilhamento de todas as informações importantes do evento;
• Certificação de que tudo esteja pronto para receber os participantes. Para isso, supervisione a programação, gerencie qualquer problema que possa surgir e garanta que os palestrantes estejam devidamente preparados e que o fluxo do evento ocorra conforme o planejado;
• Compreensão e mapeamento do deslocamento dos participantes;
• Execução de emissões de passagens e hospedagens;
• Estabelecimento de uma comunicação clara com o público-alvo;
• Planejamento de interações e ativações durante o evento;
• Estabelecimento de estratégias de divulgação do evento de forma atrativa para o público interno e externo;
• Incentivo aos participantes a compartilharem as expectativas do evento através das mídias sociais. 

O momento pós-evento é crucial para que se tenha um feedback sobre seu desempenho e como foi a participação dos convidados. 

• Fazer o fechamento do orçamento do evento e organizar pagamentos devidos;
• Realizar um questionário com perguntas objetivas e estratégicas sobre o evento como um todo; 
• Entender e saber o que o público achou sobre o conteúdo apresentado; 
• Entender se o objetivo do evento foi alcançado.

Com base nisso, é possível recolher a percepção do público, proporcionando outras visões por parte do cliente, juntamente com o time de eventos da agência para realizarem melhorias para os próximos eventos. 

Sendo assim, o conhecimento sobre os termos do mundo de eventos corporativos é essencial! E foi pensando nisso que a Dynamic Travel preparou para você um dicionário repleto das principais expressões utilizadas nos eventos.

A&B: alimentos e bebidas.

Air list: é a lista dos participantes que chegarão ao evento por via aérea, para que seja organizado o transfer dos participantes.

Backdrop: painel de exibição que pode ser elaborado e personalizado de acordo com as necessidades e preferências do evento. Pode incluir elementos gráficos, logotipos, imagens, textos, cenários temáticos ou qualquer outra representação visual que esteja alinhada com o objetivo do evento e com a identidade da marca.

Borderô: documento que contém classificados toda a receita e gastos de um evento. Através dele é possível alcançar uma visão estratégica dos números apresentados.

Briefing: é um documento ou reunião que ocorre antes do evento corporativo ou social, quando os organizadores e as partes envolvidas discutem e compartilham informações essenciais sobre o evento. 

Budget do evento: é o orçamento disponibilizado para o evento. 

Coffee break: é um serviço de A&B com itens como café, pães, bolos, entre outros, que pode ser temático, servido no(s) intervalo(s) que acontece(m) durante palestras, convenções e reuniões, quando os convidados podem fazer um lanche e descansar até o retorno da programação. 

Dress code: é a orientação ou normas instrui os convidados com relação às roupas que devem ser vestidas para cada ocasião e de acordo com cada evento.

Hostess: nome destinado ao(à) profissional responsável por fazer a recepção dos participantes nos eventos. Também é responsável por orientar os convidados, além de organizar filas de espera.

Indoor: evento realizado em ambiente interno.

MICE: sigla originária do termo em inglês meetings, incentives, congress and exhibitions, que em português significa “encontros, incentivos, congressos e exibições”.

Outdoor: evento realizado em ambiente externo, ao ar livre.

Outsourcing: em português, “terceirização”, é quando os organizadores contratam serviços por parte de uma empresa externa para funções especializadas.

Rider técnico: é a listagem completa com todos os equipamentos de som e luz utilizados para a realização de um evento.

Rooming list: é uma lista que contém detalhes sobre as acomodações e reservas de quartos para um grupo de pessoas em um evento ou grupo em que seja necessário organizar a hospedagem dos participantes. 

RSVP: sigla referente à frase em francês répondez s’il vous plait. Em português, significa “responda por favor” e é comumente usada em convites de eventos nos quais os convidados precisam confirmar presença.

Welcome coffee: café da manhã de boas-vindas, servido antes do início do evento, normalmente com menos opções de A&B. 

Welcome drink: é um coquetel de boas-vindas oferecido aos convidados. Normalmente acontece na entrada ou enquanto os convidados aguardam o início do evento.

Shuttle: refere-se a serviços de transporte contínuo entre dois ou mais pontos do evento.

Staff: nome utilizado para o quadro de funcionários que trabalharão na organização do evento. 

VT (visita técnica): visita comumente realizada dentro do mundo de eventos para verificação, acompanhamento, manutenção e fiscalização do local do evento.

Contar com a Dynamic Travel é saber e ter segurança de que existe uma equipe própria cuidando de suas viagens corporativas e eventos corporativos. Aqui na agência, todo o processo e demanda são feitos com seriedade e alto compromisso para entrega com excelência.

---

Fale já com um dos nossos especialistas e venha ser um cliente Dynamic.