Nos dias atuais, as viagens corporativas representam um aspecto indispensável para muitas empresas. Segundo os dados da FecomercioSP, em parceria com a Alagev, as despesas estimadas com viagens corporativas pelas empresas já ultrapassaram R$ 7,3 bilhões, um crescimento de 5,5% em relação ao mesmo período de 2023.
No entanto, o gerenciamento eficaz dos custos associados a essas viagens tornou-se uma prioridade estratégica. À medida que as organizações buscam otimizar seus recursos e maximizar sua rentabilidade, a redução de despesas em viagens corporativas surge como algo crucial para a eficácia operacional e financeira. Neste contexto, explorar estratégias inteligentes para minimizar gastos sem comprometer a qualidade e a eficiência das viagens torna-se, de certa forma, indispensável.
De quais formas posso reduzir custos nas viagens corporativas?
Confira a seguir cinco formas precisas para reduzir os custos em suas viagens a trabalho:
Planejamento antecipado: reservar passagens aéreas e hospedagem com antecedência pode resultar em tarifas mais baixas. Outro benefício do planejamento antecipado é a capacidade de garantir disponibilidade em hotéis e outros tipos de acomodação, especialmente em destinos populares ou durante eventos específicos. Isso evita a necessidade de reservas de última hora, que geralmente são mais caras e têm uma variedade limitada de opções disponíveis.
Políticas de despesas claras: estabelecer políticas claras sobre o que é e o que não é reembolsável pode ajudar a evitar gastos excessivos e garantir que os funcionários façam escolhas financeiramente responsáveis durante as viagens e, até mesmo, evitar a emissão de ADMs aéreos.
Uso de tecnologia: utilizar plataformas de reserva online (OBT), aplicativos de gerenciamento de despesas e aplicativos de videoconferência pode reduzir custos com viagens, permitindo reuniões virtuais em vez de deslocamentos físicos sempre que possível.
Negociação com fornecedores: negociar tarifas corporativas com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos pode resultar em descontos significativos para viagens frequentes, ajudando a reduzir os custos gerais.
Incentivo à economia: implementar programas de incentivo que recompensem os colaboradores por economizarem nos gastos com viagens, como optar por tarifas mais baratas de passagens ou escolher hospedagens mais econômicas, pode promover uma cultura de responsabilidade financeira dentro da empresa.
Quais são os benefícios ao reduzir custos em viagens corporativas?
- Controle de forma eficiente das finanças, evitando surpresas orçamentárias desagradáveis;
- Melhoria na eficiência operacional;
- Aumento da produtividade dos colaboradores;
- Permite que as empresas ofereçam preços mais competitivos em seus produtos ou serviços, o que pode resultar na atração de novos clientes;
- Melhoria significativa na gestão de riscos;
- Demonstrar responsabilidade financeira, o que fortalece a cultura organizacional e os valores da empresa.
Aqui, na Dynamic Travel, valorizamos a otimização dos processos visando sempre ao maior controle e redução de custos para nossos clientes. Nossos gerentes de relacionamento acompanham o comportamento de consumo dos clientes, identificando oportunidades de economia em algumas situações, como, por exemplo, negociação com redes hoteleiras, visando a uma melhor tarifa e até mesmo uma tarifa de acordo com o cliente.
