O sistema online de reservas de viagens, conhecido como selfbooking ou Online Booking Tool (OBT) chegou no Brasil no ano de 2004, e ao longo dos anos passou por diversos processos evolutivos. Atualmente, a ferramenta é amplamente difundida e muito utilizada no processo de gestão de viagens corporativas, pois oferece aos solicitantes e viajantes um ambiente com diversas funções reunidas em apenas um lugar, proporcionando maior autonomia e agilidade nos processos de viagens.
Através do OBT é possível comparar opções, avaliar valores, além de reservar passagens aéreas, hotéis, passagens rodoviárias e locações de veículos. Nas compras de passagens aéreas e rodoviárias é possível realizar inclusive a marcação de assento on-line. Além dos produtos citados anteriormente, o sistema permitir solicitar serviços adicionais de viagem como seguro-viagem, assento conforto, bagagem extra e entre outros.
Vale ressaltar que em cada um dos produtos ofertados pelo OBT existe uma variedade de políticas para customizar o ambiente para cada cliente. Como exemplo, se a empresa tiver um diretório de hotéis preferenciais, é possível destacar esses hotéis para facilitar a identificação deles no momento da busca.
Além dessas, existem outras funcionalidades e benefícios não tão conhecidos que podem fazer a diferença na gestão de viagens da sua empresa. Conheça a seguir:
Integração com o sistema ERP
Controle de budget
Através da plataforma é possível carregar o orçamento de cada centro de custo ou projeto e consumir o mesmo a cada compra realizada. Além disso o sistema informa o quanto há de saldo após cada movimentação e pode permitir uma trava em caso de saldo insuficiente.
Fluxo de aprovação
Ao finalizar uma solicitação de reserva, a mesma pode ser enviada aos responsáveis que poderão aprovar ou não aquela compra. Esse fluxo permite que as compras e solicitações aconteçam nos parâmetros da política de viagem da empresa. O sistema de viagens permite algumas parametrizações personalizadas, como exemplo: fluxo por viajante, por centro de custo, por empresa, por motivo de viagem e entre outros.
Bilhetes não voados
Também chamado de banco de bilhetes, essa é uma forma para gestão de bilhetes que não foram utilizados, que podem trazer economia e redução de custos para empresas. O sistema de viagens poderá notificar o solicitante informando que há bilhetes não voados e que os mesmos podem ser utilizados como forma de pagamento para um novo bilhete.
Expense Management
É um módulo do sistema que visa facilitar a gestão das despesas que eventualmente podem ocorrer durante as viagens. Esse módulo permite pedidos de adiantamento, pedidos de reembolso e prestação de contas, garantindo um processo mais eficiente.
Para exemplificar, despesas com alimentação, combustível, taxi, estacionamento, etc podem ser lançadas diretamente no sistema, incluindo cópia das notas ficais ou recibos. Vale ressaltar que esses lançamentos podem ou não estar relacionados a uma viagem corporativa.
A implantação do Expense ao OBT trouxe grandes benefícios, pois até então as empresas precisavam contratar além de uma agência de viagens, uma outra empresa de tecnologia para cuidar da gestão de despesas.
Alteração e reemisão
Com as melhorias contínuas oferecidas pelos OBT’s, o solicitante passou a ter muito mais autonomia, inclusive podendo administrar alterações e/ou reemissões diretamente no sistema, garantindo maiores controles e um processo passível de auditoria.
Emissão de relatórios
Além de todos os benefícios citados acima, existe a possibilidade de extrair relatórios diretamente do sistema. Ou seja, você consegue criar o relatório com as informações que você desejar. É um grande diferencial para que os administradores do sistema possam analisar o comportamento de compra da empresa.
Aqui na Dynamic Travel, além do cliente ter o poder de extrair relatórios, oferecemos relatórios customizados, com envios periódicos de acordo com a preferência do cliente.
Vale lembrar, que o sistema possui certificação PCI DSS Compliance e respeita todas as previsões legais dispostas na LGPD.
“Quando se trata de viagens, nosso mercado está sempre trazendo possibilidades de inovações que buscam realizar uma organização e planejamento para as viagens corporativas que se tornaram cada dia mais frequente. Com isso, o OBT chega para facilitar, otimizar e gerar uma redução de custo para as organizações. Ele pode ser usado para consultar preços de passagens, efetuar reserva de hotéis, locações de carros, reservas rodoviárias e qualquer outro serviço necessário para sua viagem corporativa e o melhor, tudo isso parametrizado dentro das políticas de sua empresa. Na Dynamic Travel nossa equipe de Suporte à Clientes está pronta para tirar as dúvidas, analisar as possibilidades e criar oportunidades de melhoria dos processos. Estamos focados na customização e personalização de nossos clientes.”
-Nathalia Araújo, Coordenadora de Suporte da Dynamic Travel
