Gestão de Viagens: capacidades e habilidades infalíveis do gestor de viagens para uma administração assertiva

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A figura do gestor de viagens é de extrema importância para empresas que têm necessidade ativa de viajar. Nos deparamos no mercado com organizações que possuem um departamento próprio de gestão de viagens corporativas, devido à sua recorrente necessidade de deslocamento de colaboradores, clientes e equipes. Por conta dessa frequente movimentação, é preciso centralizar toda a gestão em uma pessoa específica, o que permite um controle integrado das viagens. Em empresas que não contam com um departamento próprio de viagens, a figura do Travel Manager, ou responsável por viagens, geralmente fica alocada em outras áreas, como Compras, Facilities, Financeiro, RH etc.

Quais são as responsabilidades do gestor com a sua empresa?

O gestor tem como responsabilidade principal a participação ativa de todo o planejamento logístico e estratégico para garantir processos mais otimizados e efetivos. Adotando um olhar técnico, o gestor de viagens conecta a necessidade da empresa e os resultados esperados com processos de gestão assertivos para que a viagem de negócios alcance seu melhor desempenho, sempre visando à relação custo-benefício. Saiba mais sobre suas atribuições e atividades clicando aqui.

Por que é importante o Travel Manager contar com uma agência?
A contratação de uma agência especializada em viagens para empresas é essencial para que a vida do gestor fique mais “tranquila”. Isso porque a agência tem como papel fundamental apoiar o gestor a conseguir administrar da melhor forma possível todo o processo de logística, minimizando qualquer tipo de impacto aos viajantes, trabalhando em conjunto no aprimoramento da política de viagens, reportando indicadores e negociações importantes para o processo, buscando sempre a satisfação do cliente em si, desde os viajantes até a alta cúpula da empresa. A agência consegue auxiliar o gestor de viagens de diversas formas, seja ele um gestor experiente ou um iniciante. E, para gestores iniciantes, nos colocamos à disposição para instruí-los com conteúdo, informações, reuniões e workshops para se tornar um excelente gestor, com tomadas de decisões estratégicas e assertivas para a sua empresa.

Capacidades infalíveis para o gestor de viagens

Entendimento sobre logística de viagens

Compreender em totalidade as reais necessidades de viagens dos seus funcionários;
Fazer o planejamento de rotas estratégicas: mas não se preocupe, pois na Dynamic você tem um consultor dedicado, que fará a melhor combinação de voos, trechos e tarifário para reduzir custos, garantindo uma viagem tranquila.

Conhecimento em regulamentos e normas

Compreender leis e regulamentos de viagem nacional e internacional, incluindo regulamentos de segurança e identidade.

Gerenciar orçamento

Ter um controle apurado para garantir que as viagens corporativas sejam realizadas dentro do orçamento da empresa.

Resolução de problemas:

Lidar de forma coerente com imprevistos, emergências, imprevistos ou questões relacionadas a viagens de maneira eficaz.

Cuidar do Duty of Care:

Garantir a integridade, saúde, segurança e bem-estar dos colaboradores nas viagens a trabalho. Confira aqui nosso conteúdo de Duty of Care.

Habilidades essenciais para gestão

Hard skills
Listamos algumas competências interessantes para quem está inserido nessa área e quem está iniciando:

Conhecimento de nomenclaturas utilizadas no segmento;
Conhecimento do mercado de viagens corporativas;
Conhecimento em sistemas de viagens (OBT);
Conhecimento sobre meios de pagamento;
Conhecimento em práticas de gestão.

Soft skills É muito importante que as hard skills sejam treinadas, mas não se pode esquecer que é preciso ter atitudes para lidar com situações de forma estratégica:

Comunicação 360°: com solicitantes, secretárias, colaboradores e fornecedores;
Perfil analista;
Ética e confiabilidade;
Domínio em negociação;
Tomada de decisões de forma estratégica.

Uma dica simples, mas que faz diferença na vida do responsável por viagens, é buscar sempre conhecimento sobre os temas do mercado em geral. Uma dica extra, que agrega valor para o gestor, é participar de grupos, comunidades e eventos voltados à gestão e a gestores de viagens. Com base nisso, o gestor consegue compartilhar dores e se munir de informações, tendências desse segmento de mercado, além de conhecer pessoas que possam ajudar e agregar informações valiosas. A Dynamic Travel trabalha no relacionamento integrado do cliente, e queremos sempre construir uma ligação intimista com o Travel Manager. Reconhecemos a importância desse profissional e sua presença tanto na própria empresa como em nossa agência. Temos um gerente de relacionamento dedicado para cada empresa cliente. Sendo assim, o gestor de viagens tem contato diário com o executivo, e juntos identificam, analisam e fornecem oportunidades de melhoria no processo de gestão e economia para os custos com viagens. Aqui procuramos sempre oferecer o melhor serviço e experiência para nossos parceiros. Além disso, reconhecemos que a atenção e o suporte diários são necessários para um projeto de viagem mais assertivo e sustentável. Uma vez que o relacionamento é um dos pilares que norteiam os preceitos da agência, a satisfação dos clientes é algo primordial em nossos serviços. Através de pesquisas de satisfação recorrentes e da atuação dos gerentes de relacionamentos, a agência busca criar um relacionamento sólido e confiável que implique a entrega de bons resultados.
Se você deseja intensificar a sua gestão de viagens corporativas, fale com um de nossos especialistas!