O que é gestão de viagens corporativas?
É o controle estratégico de todas as viagens feitas por uma empresa. Não se trata somente de comprar passagem e reservar hotel, mas sim administrar verbas, prever a segurança de dados e dos colaboradores em deslocamento, compliance, gestão de indicadores, controle de despesas, reembolsos, cumprimento de políticas internas, maximizar resultados reduzindo custos e diversos outros pilares de atuação.
Quer saber como evitar os principais erros que comprometem esse processo? Continue a leitura e descubra como tornar a sua gestão de viagens corporativas mais inteligente e eficaz.
Os 5 principais erros comuns em gestão de viagens corporativas (e como evitá-los)
Veja a seguir os principais equívocos cometidos por empresas e saiba como preveni-los:
Falta de uma política de viagens clara e atualizada
Sem uma política bem definida, os colaboradores ficam sem diretrizes claras sobre limites de gastos, regras de reembolso e procedimentos de reserva. Isso gera desorganização, dificulta o controle e pode elevar significativamente os custos.
Como evitar: Elabore uma política objetiva, atualizada e de fácil acesso a todos os envolvidos. Inclua orientações sobre tipos de acomodação permitidos, limites de diárias, classes de voo e prazos para prestação de contas.
Dica: A comunicação do gestor de viagens é a peça-chave para que toda a cadeia cumpra a política. Por vezes, as empresas possuem uma política bem estruturada, mas é preciso ser reforçada, comunicada, e a gestão de viagens deve investir tempo para capacitar solicitantes e viajantes explicando a importância do respeito e adesão às diretrizes.
Ausência de planejamento antecipado
Reservas de última hora costumam ter preços mais altos e menos opções. Além disso, viagens mal planejadas impactam a logística e a produtividade do colaborador.
Para empresas que conseguem planejar as viagens: adesão à política de viagens com prazos mínimos para solicitação de viagens.
Portanto, deve-se ressaltar que isso depende do comportamento de viagens da empresa. Algumas empresas possuem alta demanda emergencial e não conseguem trabalhar com antecedência devido ao motivo de viagem.
Para empresas que não conseguem planejar viagens com antecedência: seção na política de viagens com orientações e critérios bem definidos sobre viagens emergenciais. Devido ao volume recorrente, negociações com companhias aéreas e hotéis são uma alternativa para minimizar custos. Além disso, mapear os picos de demandas emergenciais periodicamente é uma estratégia para entender o comportamento, analisar os principais viajantes/solicitantes emergenciais, o motivo específico de cada viagem, verificar se todas realmente são consideradas como emergências e trabalhar com pontos de correção na política de viagens.
Processos manuais e falta de tecnologia
Gerenciar viagens por planilhas, e-mails e formulários impressos ainda é realidade em muitas empresas. Esse método é mais propenso a erros, gera retrabalho e dificulta o rastreamento de informações.
Como evitar: Invista em tecnologia. Ferramentas digitais integradas centralizam dados, automatizam processos e melhoram a experiência tanto para quem viaja quanto para quem administra.
Falta de análise de dados e indicadores de performance
Sem dados, não há gestão estratégica. Ignorar métricas como frequência de viagens, centros de custo, destinos mais visitados e retorno sobre investimento impede a identificação de oportunidades de economia e melhoria.
Dica: Use dashboards e relatórios. Decisões baseadas em dados facilitam negociações com fornecedores.
Reembolsos lentos e sem critérios claros
Processos de reembolso demorados e mal estruturados geram frustração nos colaboradores e confusão administrativa. A falta de padronização também pode abrir brechas para inconsistências e conflitos.
Como evitar: Defina com clareza o que é reembolsável, os prazos para solicitação e os documentos exigidos. Automatizar essa etapa reduz erros e melhora a satisfação do colaborador.
Como evitar esses erros na gestão de viagens corporativas?
Erros como os citados acima podem parecer simples, mas acumulam grandes prejuízos em longo prazo. Felizmente, com planejamento estratégico, tecnologia e apoio especializado, é possível transformar a gestão de viagens em um diferencial competitivo.
É nesse contexto que a Dynamic Travel pode fazer a diferença. Atuamos como parceiros estratégicos para empresas que desejam:
- Reduzir custos com viagens corporativas
- Automatizar processos
- Aumentar a visão e gestão estratégia de dados
- Oferecer uma experiência segura para toda a cadeia de viagens
Deseja entender como a Dynamic Travel pode ajudar? Fale com um dos nossos especialistas através do e-mail: [email protected]
