No cenário empresarial cada vez mais dinâmico, a velocidade e a qualidade das decisões impactam diretamente nos resultados, tanto em custos quanto na experiência do colaborador.

A gestão de viagens corporativas, que antes era vista apenas como área operacional, hoje se tornou estratégica: envolve segurança, conformidade com políticas internas, otimização de custos, sustentabilidade, satisfação do viajante e risco.

Um fator decisivo nessa mudança de patamar é o uso intenso de dardos e de inteligência de negócios (Business Intelligence, BI). Algumas estatísticas e fatos recentes mostram isso:

• Empresas com práticas maduras de análise de dados são significativamente mais propensas a reter clientes, melhorar margens e crescer de forma sustentável.
• BI é definido como o conjunto de ferramentas e técnicas que convertem dados brutos em informação estrategicamente útil, essencial para decisões eficazes.
• No contexto de viagens corporativas: Travel Analytics permite identificar gastos desnecessários, melhorar negociações com fornecedores, otimizar orçamentos e garantir que as políticas de viagem sejam seguidas.
• Comportamento preditivo para antecipar picos, tendências sazonais, demandas de viagem, já está se tornando norma em empresas que querem controlar custos e riscos.

Portanto, para quem trabalha com gestão de viagens corporativas, não é mais suficiente ter processos bem definidos; é preciso tomar decisões mais assertivas, baseadas em indicadores, dados em tempo real, previsões e feedbacks concretos. É aí que entra a experiência e os insights de quem atua no front.

Para entender como isso se aplica na prática, conversamos com Rafael Malfará, Diretor de Relacionamento com Clientes, Eventos, Fornecedores e Marketing da Dynamic Travel.

Como os dados propiciam em decisões estratégicas?

Elencamos 5 passos indispensáveis para transformar dados em decisões inteligentes para uma gestão de viagens ainda mais estratégica.

1. Definindo critérios claros e objetivos

Rafael explica que tudo começa com objetivos bem estruturados, uma cláusula de partida que envolva custos (economia vs. valor percebido), saúde e segurança do viajante, cumprimento de política interna, impacto ambiental, e experiência do usuário. Ele destaca que decisões assertivas vêm de equacionar esses múltiplos vetores, não apenas reduzir o valor da passagem ou hospedagem.

Boas práticas derivadas:

• Priorizar trade-offs conscientes: por exemplo, escolher uma opção um pouco mais cara, mas que minimize riscos ou melhore o bem-estar do viajante, pode compensar no longo prazo.

• Ter KPIs (Key Performance Indicators) claros: custo médio por viagem, tempo de antecedência, índice de satisfação do viajante, taxas de não conformidade com política, número de imprevistos ou mudanças de última hora etc.

2. Coletando e organizando dados confiáveis

Rafael conta que, na Dynamic Travel, os dados vêm de diversas fontes: reservas, fornecedores (companhias aéreas, redes hoteleiras, locadoras de veículo), feedbacks dos viajantes, alertas de risco, índices externos (como clima, segurança, saúde) e custos incidentais (traslados, alimentação, emergências). Ele enfatiza a importância de padronização, verificação de integridade (se os dados estão completos, se há discrepâncias entre fornecedores, se todos os custos são registrados), e atualização constante.

Boas práticas derivadas:

• Centralizar os dados em uma plataforma unificada ou data warehouse que permita cruzar informações de diferentes sistemas.

• Determinar processos de coleta: prazos para inserção de dados, responsáveis por validar, monitorar.

• Usar dashboards e relatórios visuais para tornar os dados acessíveis para gestores, com alertas para desvios (ex: viagens compradas de última hora, excesso de custo fora da política etc.).

3. Análise, previsibilidade e simulações

Além de olhar para os gastos passados, a Dynamic Travel faz simulações de cenários, por exemplo: previsões de aumento de demanda em certos períodos, impacto do câmbio, eventos externos que afetam transporte ou hospedagem, mudanças regulatórias ou de segurança. Eles também usam benchmarks internos e externos (o que outras empresas similares estão pagando, padrões de preços sazonais) para negociar com fornecedores e definir políticas de reserva.

Boas práticas derivadas:

• Modelos de previsão para custos futuros (tarifas de hotel, voos, taxas de câmbio) com base em dados históricos.

• Planejamento antecipado de reservas e contratos com fornecedores para garantir preços mais vantajosos.

• Simulação de cenários “o que acontece se”: por exemplo, se as reservas forem feitas com menos de X dias de antecedência, qual será o impacto no custo total?

4. Integração de stakeholders e políticas bem definidas

Malfará ressalta que decisões assertivas demandam governança clara: quem aprova, quem monitora, quais são as margens de tolerância. Ele menciona que envolvem o viajante no processo, por exemplo, políticas que permitam escolhas dentro de parâmetros (categoria de hotel, horários de voo) de modo que o colaborador não se sinta “engessado”, mas ainda assim obedecendo às regras corporativas. Também são estabelecidas métricas de penalização ou incentivos (“se reservar com antecedência, se usar hotéis parceiros, etc.”) para reforçar conformidade.

Boas práticas derivadas:

• Feedback contínuo: ouvir usuários/viajantes sobre o que funciona ou gera gargalos e ajustar.

• Construir políticas que sejam compreendidas, divulgadas e praticáveis com flexibilidade onde fizer sentido, sem perder controle.

• Usar workflows de aprovação eficientes, com níveis claros de decisão (quem aprova o que).

5. Monitoramento constante, ajustes e aprendizagem contínua

A Dynamic Travel monitora os resultados pós-implementação, como na comparação de custo real vs. estimado, medição de atrasos, cancelamentos, satisfação dos viajantes,desvios da política de viagem. Quando identifica que alguma métrica está fora do esperado, promovem ajustes, seja mudando fornecedor, renegociando contratos, modificando política, ou ajustando processos internos de reserva e aprovação.

Boas práticas derivadas:

• Ter capacidade de rápida adaptação, informando equipes sobre mudanças necessárias.

• Definir benchmarks internos (históricos) e externos (mercado) para comparação.

• Fazer revisões periódicas (mensal, trimestral, semestral) para entender tendências, não apenas dados pontuais.

Checklist de Boas Práticas: Monitoramento e Gestão de Dados em Viagens Corporativas

Seção	Itens de Verificação
KPIs Estratégicos	• Definir objetivos claros (custo, segurança, eficiência, experiência do viajante, sustentabilidade). • Medir taxa de conformidade à política, custo médio por viagem, antecedência média de reservas, índice de cancelamentos, satisfação dos viajantes. • Malfará reforça que não se trata apenas de reduzir custos, mas de comprar melhor, garantindo performance e eficiência.
Fontes & Qualidade dos Dados	• Identificar e padronizar todas as fontes: reservas (aéreo, hotel, locação), fornecedores, despesas, feedbacks e dados externos (câmbio, riscos, clima). • Verificar consistência e integridade: dados completos, sem duplicação ou discrepância. • Centralizar dados em um único provedor ou plataforma, como recomendou Rafael, para aumentar precisão e confiabilidade.
Dashboards / Ferramentas de Visualização	• Usar dashboards e relatórios em tempo real para identificar tendências e desvios. • Monitorar indicadores críticos (ex.: reservas fora da política, compras de última hora, tarifas médias acima do esperado). • Incorporar o uso de relatórios estruturados como o Client Review citado por Rafael, que mapeia consumo, oportunidades e pontos de melhoria.
Análises & Simulações	• Realizar análises históricas e comparativas: mês a mês, áreas ou regiões, benchmarking de mercado. • Fazer simulações “e se” (ex.: impacto de reservas tardias, variação cambial, renegociação de fornecedores). • Rafael destaca que, no caso de passagens aéreas, a melhor antecedência depende de rota e companhia, logo, a análise deve ser contextualizada, não apenas numérica.
Governança & Políticas	• Políticas de viagem claras, comunicadas e praticáveis. • Definição de papéis e responsabilidades: quem aprova, quem monitora, quem corrige desvios. • Estabelecer limites e margens de tolerância (ex.: diárias máximas, categorias de hotel, prazos mínimos para reserva). • Rafael reforça a importância de transformar dados em regras aplicáveis e metas realistas.
Feedback do Viajante & Stakeholders	• Coletar feedback pós-viagem sobre experiência, conforto, facilidade de reserva e atendimento. • Realizar pesquisas internas com áreas usuárias de viagens para ajustar políticas às necessidades. • Incorporar aprendizados dos Client Reviews (como sugerido por Rafael) para corrigir falhas e propor melhorias contínuas.
Revisão & Ajuste Contínuo	• Comparar resultados reais com metas: economia, eficiência, satisfação. • Identificar desvios críticos e ajustar contratos, fornecedores ou políticas conforme necessidade. • Rafael destaca que a economia verdadeira está na melhoria de performance dentro dos processos, mais do que em cortes pontuais de custos.
Uso de Tecnologia & Integração	• Adotar ferramentas de BI e Analytics como conceito estratégico, não apenas softwares isolados. • Integrar sistemas de reservas, despesas e fornecedores em uma base única. • Automação de alertas para desvios (ex.: reservas fora da política, custos acima do limite). • Considerar a evolução da IA como suporte em processos door-to-door, cruzamento rápido de dados e personalização da experiência do viajante, conforme destacou Rafael.

Tomar decisões mais assertivas em gestão de viagens corporativas não é algo que acontece por acaso, é um esforço contínuo que exige estrutura, disciplina, dados confiáveis, tecnologia, e envolvimento de pessoas. Com base nos insights do Rafael Malfará e nas tendências de mercado, podemos resumir os pontos-chave:

1. Objetivos bem definidos: eles são o ponto de partida. Sem saber claramente o que se quer otimizar (custo, tempo, segurança, experiência), a tomada de decisão perde direção.
2. Dados como alicerce: coletar, limpar, integrar e manter dados atualizados é essencial para qualquer decisão assertiva.
3. Uso de previsões e simulações: não basta olhar para trás; é preciso projetar o futuro e testar cenários para evitar surpresas.
4. Políticas claras + flexibilidade controlada: alinhamento entre áreas envolvidas + regras compreensíveis + possibilidade de escolha dentro de políticas corporativas.
5. Monitoramento e ciclo de melhoria: medir os impactos, aprender com os resultados, ajustar continuamente.

Para as empresas que desejam excelência em gestão de viagens, investir em inteligência de dados, BI, automatização de processos, plataformas de analytics e em uma governança de decisões eficaz é hoje mais que diferencial é imperativo.

A Dynamic Travel coloca inteligência em sua metodologia de gestão, principalmente em ter dados e fatos que embasam decisões estratégicas na gestão de viagens de cada cliente. Contamos com uma área responsável própria para desenvolvimento de B.I. totalmente customizado com dados que realmente façam sentido para cada cliente.

O uso inteligente de dados permite uma visualização clara e sem ruídos.

Caso a sua empresa não tenha esse nível de detalhe em gestão, a Dynamic Travel te apoia a desenvolver do zero análises, desde básicas até avançadas, para uma gestão de viagens corporativas estratégica. Se a sua empresa já tem uma gestão robusta, nós apoiamos em revisões, sugestão de novos indicadores mais profundos e com uma série de ações para melhor comportamento de compra e redução de custos.