Gestão de Viagens: como funciona e quais são as vantagens da integração entre ERP e OBT?

Enterprise Resource Planning (ERP), também conhecido como Planejamento de Recursos Empresariais, é um sistema integrado de gestão que organiza e controla as principais atividades de uma empresa, como, por exemplo, no que diz respeito a área contábil, financeira, suprimentos, recursos humanos, estoque, produção e entre outros. 

Sua importância reside na otimização dos processos, melhoria da eficiência operacional e fornecimento de informações precisas para tomada de decisões estratégicas.

No cenário das viagens corporativas, existe a possibilidade de otimização de alguns processos através de integrações entre o sistema da agência de viagens (OBT ou backoffice) e o ERP. 

Online Booking Tool (OBT) é o sistema de viagens que permite aos usuários reservar passagens aéreas, hotéis e alugar carros de maneira eficiente e centralizada. 

O sistema de viagens é valioso para empresas, por simplificarem o processo de organização de viagens corporativas, fornecendo opções convenientes e auxiliando no controle e na gestão de despesas. Além de incluírem diversas funcionalidades com parametrizações diferenciadas para cada tipo de necessidade e perfil, com objetivo de cumprir com as diretrizes da política de viagens de cada cliente, e também é uma das bases que geram relatórios detalhados para fins de prestação de contas e análise.

Para que o processo de integração ocorra de forma eficiente, se faz necessário envolver todas as partes interessadas com atividades multidisciplinares.

Por parte da agência de viagens corporativas, é preciso envolver o executivo de relacionamento, por ser de sua responsabilidade intermediar e entender o que precisa ser feito e acordado com todas as partes, contar com o apoio da equipe de tecnologia, principalmente com desenvolvedores, contar com o departamento financeiro e de suporte para garantir que os cadastros sejam capturados e feitos da forma correta. 

Por parte do cliente, é preciso que o gestor de viagens participe de todo o processo para fazer a interlocução com o executivo de relacionamento da agência, como também, fazer a interlocução interna com sua equipe financeira e de tecnologia. 

Sim! Para fazer acontecer, é preciso passar por algumas fases até que a integração comece a funcionar. Para isso é preciso: 

• Promover uma reunião inicial com todas as partes interessadas

Essa reunião tem o objetivo de entender a importância, finalidade, expectativas sobre o processo de integração entre o ERP e OBT. Após essa definição primária, é preciso chegar a uma conclusão em conjunto sobre quais serão os campos mandatórios para lançamentos no ERP. Por exemplo, se precisa contemplar captura de centros de custos, projeto, companhia aérea, trecho, data de embarque, horário de voo, entre outros; 

• Definir os parâmetros dos campos e criar regras de negócio

Após o entendimento e levantamento das informações sobre os campos mandatórios, é preciso definir quais são os parâmetros dos campos, para criar regras de negócio. Isso significa o conceito de como essa informação precisa ser transmitida do OBT para o ERP, ou seja, é uma definição padrão de informações, ajudando a impedir qualquer inconsistência de dados entre os sistemas, possibilitando um processo eficiente e a possibilidade de análises ainda mais assertivas e seguras dos dados. 

• Iniciar o período de homologação 

Após rodadas de conversas, alinhamentos, e todas essas definições, inicia-se o período de homologação.

Normalmente, os ERPs possuem um módulo de homologação, ou seja, é um ambiente que permite a realização de diversos testes. Primeiramente, para tornar ativar esse módulo, é preciso conectar a uma credencial de homologação. Após essa etapa, o ambiente está pronto para efetuação de testes em situações diversas e, literalmente, estressar todas as possibilidades com a integração dos produtos, como as reservas aéreas, hotéis, locações, assento conforto e entre outros. 

Diante disso, o percentual de certeza aumenta à medida que os testes são feitos. Uma análise mais criteriosa dará embasamento para eventuais correções ou seguir para o planejamento da “virada de chave” para o ambiente de produção.

• Encerrar período de homologação e iniciar a produção 

Após os testes, está na hora de fazer a virada do ambiente de homologação para o ambiente de produção. É importante fazer uma comunicação total entre as áreas envolvidas no projeto. Posteriormente, a agência junto ao cliente, analisarão, durante um determinado período, o monitoramento e controle sobre o comportamento e efetividade das integrações. 

Existem variadas formas de integrar informações entre o OBT e o ERP. Tudo depende de como o cliente quer receber a informação, qual a sua demanda e necessidade, e quais são as informações necessárias para estarem integradas. Portanto, serão destacadas três possibilidades de aplicação: 

Uma das possibilidades de aplicação viável para uma melhor gestão e funcionalidade é a integração com a área de R.H., seja pelo módulo de recursos humanos dentro do ERP, como também para um sistema independente de R.H. que por muitas vezes é o mais comum entre as empresas. 

Uma das oportunidades benéficas dessa integração, é a facilidade de cadastro de novos colaboradores e inativação de ex-colaboradores, facilitando a rotina do gestor de viagens e da agência. Com isso, é possível criar regras de negócio dentro do processo para o perfil e política de cada empresa. 

Outra possibilidade, é com relação à prestação de contas sobre as despesas em viagens corporativas. No momento que o colaborador presta contas dentro do OBT, ela percorre um fluxo de aprovação, portanto, quando é aprovado, é possível através da integração com ERP realizar o disparo dentro do próprio ERP. Ou seja, já como sendo uma despesa aprovada e entrando automaticamente na fila de pagamento. O financeiro consegue olhar e fazer a gestão dos pagamentos de forma mais simplificada e segura.

Outro tipo de integração é com relação ao envio de fatura. É de responsabilidade da agência de viagens corporativas definir junto ao cliente qual o melhor modelo, quais são as informações necessárias e dados gerenciais para geração do arquivo de integração, ou API. 

Com base nisso, é possível enviar uma prévia para validação e após aprovado pelo gestor, gerar a importação de um arquivo ou integrar a fatura através de uma API, diretamente para o ERP, contabilizando todos os centros de custos, projetos, e detalhes definidos por cada cliente, eliminando processos manuais. 

• Redução do nível de interação manual;
• Redução de possibilidade de erros; 
• Eficiência do processo;
• Alta qualidade e segurança dos dados importados;
• Economia de tempo sobre o processo; 
• Economia financeira, diminuindo o custo de pessoal para fazer esse trabalho de integração manual.