Segundo uma pesquisa levantada pela Sympla, empresa e plataforma on-line de venda de ingressos para eventos, o número de eventos corporativos aumentou 36% no primeiro trimestre de 2023, dados que refletem uma estratégia das empresas para fortalecer suas relações com clientes, fornecedores e funcionários, além de promover produtos e serviços.
Os eventos corporativos desempenham um papel fundamental no mundo dos negócios, proporcionando às empresas oportunidades valiosas para se conectarem com clientes, colaboradores e parceiros de negócios. Esses eventos servem como plataformas estratégicas para promover a marca, lançar produtos, compartilhar conhecimento e fortalecer relacionamentos. Além disso, desempenham um papel crucial no aumento do moral dos funcionários, incentivando o engajamento e a colaboração.
Sabemos que uma boa execução é essencial para o seu sucesso, mas como funciona o planejamento de um evento corporativo? Confira as dicas a seguir para uma gestão de eventos eficaz e simplificada!
1. Defina a meta principal e o objetivo de seu evento corporativo
Definir a meta e o objetivo principal de um evento corporativo é essencial para garantir que o evento seja bem-sucedido e atenda às expectativas. Aqui estão algumas dicas para ajudar a definir esses elementos:
- Identifique o propósito do evento;
- Estabeleça metas específicas;
- Priorize os objetivos principais;
- Determine como irá medir o sucesso do evento com base nas metas estabelecidas.
2. Siga o briefing para uma boa execução do evento
O briefing desempenha um papel fundamental na execução bem-sucedida de um evento corporativo, pois serve como um guia detalhado que comunica todas as informações essenciais e expectativas relacionadas ao evento. O briefing ajuda a garantir que todos os envolvidos no planejamento e na execução tenham uma compreensão clara dos objetivos do evento e do que se espera alcançar, alinha as expectativas entre o cliente e o organizador do evento e serve como um documento de referência para assegurar que todos os detalhes e requisitos acordados sejam seguidos e implementados.
3. Defina o orçamento
A gestão para definir o orçamento de um evento corporativo é um processo que envolve várias etapas.
Primeiramente, é preciso entender os objetivos do evento, pois isso orientará todas as decisões relacionadas aos gastos. Em seguida, é necessário identificar todos os custos associados, desde o local e a alimentação até o uso de equipamentos audiovisuais, transporte e marketing.
Depois de identificar os custos, é preciso estabelecer prioridades, decidindo onde alocar mais recursos com base na importância de cada elemento para atingir os objetivos do evento. Negociar preços com fornecedores e explorar diferentes opções também é essencial para garantir que o orçamento seja respeitado.
Além disso, é importante reservar uma parte do orçamento para contingências, lidando assim com possíveis imprevistos durante o planejamento ou execução do evento.
4. Escolha com cautela o local e a data do evento
Para definir o local e a data de um evento corporativo, é essencial considerar uma série de fatores estratégicos e práticos. Ao selecionar a data, é importante evitar conflitos com feriados, períodos de férias ou outras situações que possam dificultar a participação dos convidados.
Além disso, é importante analisar a logística e a acessibilidade do local em relação aos participantes, considerando a localização, o transporte público disponível, o estacionamento e outras comodidades.
O orçamento disponível também desempenha um papel relevante na escolha do local, permitindo que este esteja dentro das possibilidades financeiras do evento. É importante considerar não apenas o custo do aluguel do espaço, mas também eventuais despesas adicionais, como alimentação, equipamentos audiovisuais, decoração e taxas de serviço.
Manter uma certa flexibilidade em relação à data e ao local pode ser útil, permitindo a consideração de algumas opções alternativas caso seja necessário.
5. Realize o estudo do público-alvo
O estudo do público-alvo para um evento corporativo envolve uma análise detalhada das características do grupo que se pretende alcançar.
Isso pode incluir a identificação da faixa etária, sexo, localização, profissão, interesses e preferências. Para realizar essa pesquisa, podem ser utilizadas diversas técnicas, como entrevistas, questionários, análise de dados e a observação direta de grupos semelhantes em eventos anteriores.
Com base nessas informações, os organizadores do evento podem adaptar sua estratégia de marketing, programação e até mesmo a escolha do local para assegurar que o evento atenda às necessidades e expectativas do público-alvo de forma eficaz.
6. Defina uma identidade visual própria do evento
Definir uma identidade visual própria para um evento corporativo é fundamental por várias razões.
Primeiro, ela ajuda a criar uma imagem distinta e reconhecível, que pode destacar o evento em meio a outros e reforçar a marca da empresa organizadora.
Uma identidade visual transmite profissionalismo e coesão, deixando uma impressão positiva nos participantes e potenciais clientes.
Além disso, uma identidade visual consistente em materiais de marketing, convites, sinalização e brindes ajuda a unificar a experiência do evento, proporcionando uma experiência memorável. Isso contribui para a construção de relacionamentos mais fortes com o público-alvo e pode até mesmo aumentar a fidelidade à marca em longo prazo.
7. Defina um plano de contingência para lidar com imprevistos durante o evento
É preciso definir um plano de contingência para lidar com imprevistos durante um evento corporativo porque a natureza dos eventos ao vivo envolve uma série de variáveis e incertezas que podem surgir a qualquer momento.
Ter um plano de contingência bem elaborado permite que a equipe organizadora esteja preparada para lidar rapidamente com qualquer situação inesperada, minimizando o impacto negativo no andamento do evento e na experiência dos participantes. Isso pode incluir desde problemas técnicos com equipamentos audiovisuais até questões relacionadas à segurança, saúde dos participantes ou até mesmo mudanças inesperadas no clima.
Um plano de contingência abrangente aborda uma variedade de cenários possíveis e define claramente as responsabilidades da equipe, os procedimentos a serem seguidos e os recursos disponíveis para resolver os problemas de forma eficaz e eficiente.
8. Após o término do evento, avalie o feedback dos convidados/participantes
Após o término de um evento, é fundamental avaliar o feedback dos participantes para entender o que funcionou bem e quais áreas precisam de melhorias.
O primeiro passo é coletar os dados de feedback, seja por meio de formulários online, questionários impressos ou outras ferramentas de coleta de dados. Em seguida, é necessário analisar as respostas para identificar padrões e tendências. Isso ajuda a destacar os pontos fortes do evento e as áreas que precisam de atenção.
Com base nessa análise, é possível criar um relatório de feedback claro e conciso, que deve ser compartilhado com a equipe responsável pelo evento e outras partes interessadas.
Por fim, quais são os benefícios de se investir em um evento corporativo?
- Fortalecimento da marca e imagem da empresa;
- Oportunidade de networking e criação de relacionamentos comerciais;
- Geração de leads qualificados e oportunidades de negócio;
- Feedback direto dos participantes para melhorias futuras;
- Aumento da visibilidade e reconhecimento da empresa no mercado;
- Promoção de produtos ou serviços da empresa;
- Reforço do compromisso da empresa com clientes, parceiros e comunidade.
