Duty of Care: 7 soluções para viagens corporativas mais seguras

Duty of Care é a obrigação legal e ética de toda empresa para garantir a segurança, saúde e bem-estar de seus colaboradores em viagens a trabalho.

Essa responsabilidade não se limita aos muros da empresa. Uma política eficaz de Duty of Care ajuda a prevenir acidentes, reduzir litígios e fortalecer a cultura interna.

1. Protestos ou bloqueios urbanos: viajantes podem ficar retidos em áreas inseguras ou aeroportos.
2. Paralisações de transporte público: causam atrasos, deslocamentos improvisados e aumento do risco.
3. Ambientes instáveis: falta de infraestrutura ou redes de apoio locais adequadas.
4. Problemas médicos emergenciais: intoxicações ou acidentes sem atendimento ágil.
5. Roubo ou perda de itens sensíveis: passaportes e equipamentos essenciais vulneráveis.
6. Riscos digitais: conexões inseguras que podem expor dados da empresa.
7. Fadiga extrema: reduz a capacidade de reagir com segurança a situações inesperadas com segurança.

• Comunicação desconexa entre áreas internas.
• Falta de mapeamento atualizado de riscos por destino.
• Dependência de canais offline em situações críticas.
• Infraestrutura local inadequada.
• Ausência de treinamento estruturado ou de simulações regulares.
• Não contar com uma TMC que esteja alinhada ao Duty of Care.

• Avaliação de risco antes da viagem: analisar estabilidade política, crises de saúde, condições climáticas, transporte e complicações ambientais, considerando também o perfil individual do viajante

• Políticas claras e acessíveis: orientar sobre documentação de emergência, check-ins, cancelamentos, procedimentos e responsabilidades
• Comunicação e suporte 24/7: manter canais sempre disponíveis para acionamento em crise, com possibilidade de evacuação, suporte médico ou legal
• Tecnologia e tracking em tempo real: monitoramento via GPS ou dados de itinerário para saber onde o colaborador está e alertá-lo prontamente em emergências
• Educação e briefing pré-viagem: sobre costumes locais, cuidados sanitários, riscos específicos e planos de ação em caso de imprevistos
• Estrutura para pós-viagem: realizar coleta de feedback, elaborar o debriefing e promover a melhoria contínua da política

Criar ou atualizar políticas de Duty of Care implica enfrentar desafios estratégicos e operacionais complexos. Abaixo, uma tabela que apresenta essas dores, soluções aplicáveis e relatos reais de gestores:

Desafio principal	Solução estratégica	Exemplo real
Pressão por custos e orçamentos limitados	Negociação com fornecedores e busca por reservas antecipadas; uso de dados para otimizar viagens dentro do budget.	Muitos gestores enfrentam diariamente a dificuldade de equilibrar segurança e custos frente a orçamentos apertados.
Demandas e preferências crescentes dos viajantes	Ferramentas digitais intuitivas e flexíveis que permitam customizar a experiência dentro das políticas de segurança.	Há uma expectativa geral de que a reserva corporativa seja tão fluida quanto a pessoal.
Garantir segurança e conformidade em ambientes voláteis	Monitoramento contínuo de riscos e protocolos emergenciais claros.	Diante das rápidas mudanças globais, manter-se atualizado é um desafio diário.
Mudanças e cancelamentos de última hora	Termos flexíveis com fornecedores, comunicação imediata com viajantes e planos de contingência.	Instabilidades como greves ou intempéries exigem reações rápidas para manter a segurança e agenda.
Equilibrar a satisfação dos colaboradores com metas corporativas	Transparência e diálogo constante para alinhar expectativas ligadas a segurança e conforto com políticas internas.	Uma política de viagens bem comunicada pode reforçar o sentimento de cuidado com o colaborador.
Conformidade com políticas internas e externas	Sistemas que integrem as normas da empresa no processo de reserva e comunicação clara dos requisitos ao viajante.	Falhas em seguir regras impactam desde custos até risco até a segurança corporativa.
Integração tecnológica e adoção por parte da equipe	Plataformas intuitivas e treinamento adequados para garantir uso eficiente das ferramentas de segurança.	A complexidade das ferramentas exige dedicação para garantir adoção e resultados tangíveis.

Outros exemplos de possíveis problemas e soluções

Um Duty of Care eficaz só se sustenta quando gestores superam esses entraves com soluções tecnológicas, processos ágeis e comunicação de qualidade. Esse equilíbrio entre segurança, custo e experiência do colaborador é o que define programas de sucesso em viagens corporativas. Confira a seguir outros exemplos:

Desafio	Solução estratégica/operacional
Falta de familiaridade com o conceito	Educar com workshops, glossários e material acessível para todos os níveis.
Monitoramento manual e disperso	Automatizar check-ins e rastreamento via plataforma central.
Crises súbitas: climáticas, políticas ou sanitárias	Ter protocolos claros e equipe capacitada para resposta rápida.
Viajantes despreparados	Briefings sobre cultura local, saúde e segurança em linguagem simples.
Políticas desatualizadas	Revisar continuamente com base em feedback real dos viajantes.

TMC e seus parceiros estratégicos de Duty of Care

Uma TMC que preza por governança, conforto e segurança precisa ter um olhar criterioso quando o tema é Duty of Care. Isso porque ela deve estar alinhada à política de viagens e à política de segurança de seu cliente. Além disso, uma TMC preparada conta com parceiros estratégicos especializados em Duty of Care para oferecer apoio em emergências.

Confira abaixo alguns pontos que ambas consideram importantes para um processo seguro de Duty of Care:

1. Alinhamento com padrões e boas práticas internacionais

• Seguir diretrizes como a ISO 31030 para estruturar políticas de gerenciamento de riscos de viagem, fortalecendo a cultura organizacional e garantindo o bem-estar dos viajantes.

2. Uso de tecnologia para visibilidade e gestão em tempo real

• Integração de sistemas para capturar dados de itinerário em tempo real, inclusive reservas feitas fora do sistema oficial, assegurando monitoramento constante da localização e do status do viajante.

3. Definição clara de responsabilidades e processos

• Políticas bem estruturadas estabelecem papéis, ações e limites de atuação em situações de risco, prevenindo falhas de comunicação e agilizando respostas.

4. Assistência e suporte 24/7

• Disponibilização de atendimento médico, segurança e suporte logístico contínuo para emergências, incluindo recursos como botão de emergência, check-in digital e acompanhamento via app.

5. Resgate e evacuação em situações críticas

• Capacidade operacional para realizar resgates médicos e de segurança, bem como evacuações planejadas ou emergenciais, preservando a integridade física do colaborador.

6. Cobertura e mitigação de riscos por seguros corporativos

• Seguros corporativos robustos que cobrem emergências médicas, incidentes de segurança e contratempos de viagem, garantindo proteção financeira e operacional.

7. Gestão integrada de riscos e continuidade de negócios

• Programas de Travel Risk Management bem estruturados, capazes de minimizar riscos, manter operações essenciais e cumprir o Duty of Care de forma eficiente.

7 dicas práticas para segurança em viagens corporativas

1. Crie uma política clara com protocolos visíveis e acessíveis.
2. Realize treinamentos e cenários simulados para situações emergenciais.
3. Estabeleça comunicação constante e check-ins com viajantes em campo.
4. Escolha parceiros com infraestrutura e suporte internacional confiáveis (hotéis com segurança, fornecedores de transporte certificados).
5. Ofereça seguro abrangente com assistência ativa e multilíngue.
6. Use apps corporativos com geolocalização, botões de emergência e conexão segura via VPN.
7. Realize coleta de feedback pós-viagem para alimentar o mapa de risco e melhorar processos futuros.

Conte com a Dynamic Travel para viagens corporativas mais seguras: nossa experiência e parceiros estratégicos garantem suporte imediato em qualquer emergência, protegendo você e sua equipe a cada passo do caminho.