As viagens corporativas são indispensáveis para muitas empresas, seja para fechar negócios, fortalecer parcerias ou participar de eventos importantes. No entanto, um dos grandes desafios é manter o controle dos custos, já que as despesas com alimentação, transporte e hospedagem podem ter custos maiores.
A boa notícia é que, com uma gestão eficiente e estratégias inteligentes, é possível economizar sem comprometer a qualidade da viagem ou o conforto dos colaboradores. Neste tópico, apresentamos dicas práticas para otimizar os gastos em viagens corporativas e garantir o sucesso das suas jornadas profissionais.
1. Planeje com antecedência
O planejamento antecipado é essencial para economizar em viagens corporativas e evitar imprevistos. Ao organizar o roteiro com antecedência, sua empresa tem acesso a melhores tarifas em passagens aéreas, hospedagens e transporte terrestre.
Caso a empresa tenha o perfil de consumo mais tranquilo, sem viagens urgentes de última hora, planejar com calma e atenção é um dos primeiros passos para reduzir custos de maneira significativa. Para empresas que possuem recorrência de demandas emergenciais, a estratégia da antecedência pode ser “substituída” pela promoção de acordos corporativos, ou seja, caso a empresa tenha um volume considerável de viagens emergenciais, a agência de viagens corporativas analisa e entende o perfil, característica e volume dessas solicitações, comunicando potenciais fornecedores para prover tarifas diferenciadas sobre as viagens acionadas de última hora.
2. Estabeleça uma política de viagens claras
Uma política de viagens corporativas bem definida é fundamental para manter o controle de gastos e garantir que todos os colaboradores sigam as mesmas diretrizes. Esse documento pode ser elaborado pelo RH, departamento financeiro ou outro departamento, dependendo do perfil da empresa, e deve detalhar:
- Quais despesas serão reembolsadas (como alimentação, transporte e hospedagem);
- Limites diários ou valores máximos permitidos para cada categoria;
- Procedimentos para a prestação de contas e envio de comprovantes.
Ao criar uma política clara, sua empresa evita mal-entendidos, promove transparência e incentiva os colaboradores a fazerem escolhas mais econômicas e conscientes durante as viagens de trabalho.
Dica extra: a comunicação dessa política por meio de treinamentos ou manuais de fácil acesso para que todos estejam alinhados.
3. Negocie com os fornecedores
Negociar com fornecedores é uma etapa estratégica que resulta diretamente no custo final das viagens corporativas. Ao buscar parcerias com hotéis, companhias aéreas e empresas de transporte, sua empresa pode garantir valores mais competitivos, equilibrando melhor o orçamento financeiro. Além disso, boas negociações podem trazer outros benefícios, como a melhoria na qualidade do serviço prestado, o que resulta em maior satisfação e fidelização de clientes.
Dica extra: considere acordos de longo prazo com fornecedores para obter descontos exclusivos e condições diferenciadas.
4. Use ferramentas tecnológicas ao seu favor
A tecnologia é uma grande aliada na gestão de viagens corporativas. Utilize softwares especializados para automatizar processos, organizar roteiros e administrar despesas, o que contribui para uma melhor gestão de tempo e recursos. Essas ferramentas também oferecem insights valiosos para identificar oportunidades de otimização em futuras viagens.
Outra solução eficiente é o uso de cartões corporativos, que simplificam os pagamentos e facilitam o controle financeiro. Ao integrar essas ferramentas à sua política de viagens, sua empresa pode alcançar maior eficiência e economia.
Dica extra: aposte em plataformas que consolidem relatórios e análises de despesas, facilitando a tomada de decisões estratégicas. O sistema de viagens conhecidos como OBTs são extremamente dinâmicos para organização, solicitação e controle de viagens corporativas.
Qual é a importância de realizar viagens a trabalho?
Viagens a trabalho desempenham um papel crucial para profissionais e empresas que buscam crescimento e expansão. Elas são especialmente importantes para organizações com filiais em diferentes estados ou países, permitindo o alinhamento estratégico e operacional entre equipes. Além disso, participar de congressos, feiras e eventos corporativos possibilita a atualização profissional e fortalece o marketing de relacionamento, um elemento essencial para identificar novas oportunidades e estabelecer parcerias estratégicas.
Se a sua empresa busca economia e eficiência em viagens corporativas, conte com a Dynamic Travel, que possui mais de 20 anos de experiência no mercado, oferecendo soluções personalizadas para tornar suas jornadas de trabalho mais produtivas e econômicas.
