O setor de viagens corporativas segue com uma recuperação sólida e sinais de crescimento, mesmo diante de incertezas econômicas. De acordo com a GBTA, os gastos globais com business travel devem alcançar US$ 1,57 trilhão em 2025, um novo recorde, embora com crescimento moderado de cerca de 6,6% em relação a 2024.
No Brasil, os números também mostram expansão robusta. A Abracorp reportou R$ 6,5 bilhões em faturamento no primeiro semestre de 2025 no segmento de viagens corporativas. A previsão para o segundo semestre do ano é de mais R$ 9 bilhões, o que pode fazer o total anual chegar a cerca de R$ 14 bilhões para o segmento corporativo.
Esses dados reforçam o papel estratégico da gestão de viagens corporativas para empresas: não é apenas um custo operacional, mas uma área com impacto direto no resultado financeiro, produtividade, conformidade e experiência do colaborador.
A seguir, os principais aprendizados extraídos dos conteúdos já publicados no blog, organizados por tema, com dicas práticas, métricas úteis e processos que fazem diferença para uma política de viagens estratégica para o início de 2026.
O que é uma boa política de viagens corporativas?
Uma política de viagens eficaz vai além de definir regras de reembolso ou limites de gastos. É necessário fazer uma revisão em alguns critérios-chave.
Por isso, preparamos um checklist com indicadores para você medir a temperatura da sua política de viagens.
Checklist: Avalie se sua política de viagens está mais para boa do que propícia para uma revisão estratégica de melhorias
| Critério | Indicador de que está boa | Indicador de que está precisando de uma revisão mais profunda |
| Clareza das regras | As regras sobre avião, hotel, transporte, reembolso, emergências etc. estão claramente definidas, sem ambiguidades. | Termos vagos ou subjetivos (“quando for mais conveniente”, “tarifa razoável”, “o melhor possível”). |
| Cobertura de emergências/segurança | Há diretrizes para situações imprevistas (crise, plano de saúde, seguro de viagem, quem contatar em emergências). | Sem nenhum procedimento documentado ou suporte para imprevistos; colaboradores ficam desamparados. |
| Flexibilidade versus rigidez | Permite exceções bem definidas; há processo para emergências ou casos fora do padrão. | Política muito rígida, que não considera exceções; gera dificuldades práticas para quem viaja. |
| Procedimento de reserva/booking | Existe canal ou TMC oficial; prazos mínimos definidos; fornecedores preferenciais. | Reservas por múltiplos canais sem controle; prazos mínimos inexistentes; uso livre com custos elevados. |
| Reembolso e prestação de contas | Critérios claros de quais despesas são aceitas; prazos definidos; documentação exigida; procedimento de aprovação transparente. | Incerteza sobre o que reembolsar; atrasos frequentes; processo manual, pouco padronizado; dúvidas entre colaboradores. |
| Uso de tecnologia/automação | Plataforma digital ou software de gestão de viagens/viagens & despesas; integração para aprovações; dashboards de acompanhamento. | Tudo feito em planilhas, e-mails ou formulários físicos; dificuldade de rastrear ou consolidar dados. |
| Indicadores e monitoramento | Existem KPIs definidos; análises periódicas de aderência, custo médio, emergências versus programadas etc.; relatórios periódicos, além de One Page Report e apresentação de Client Review disponibilizados pela TMC parceira. | Ausência de métricas; pouco ou nenhum acompanhamento do que está sendo cumprido; decisões feitas “no achismo”. |
| Comunicação interna | Política divulgada para todos; treinamento ou workshops; disponível em local acessível; atualização comunicada. | Pouco ou nenhum treinamento; colaboradores desconhecem pontos da política; mudanças fáceis não são informadas. |
| Revisão e atualização | É revista periodicamente (anual, semestral ou trimestral); ajustes feitos com base em dados e feedback. | Política “engavetada”, sem revisões; regras defasadas ou desconectadas da realidade de uso ou custos. |
| Duty of care/bem-estar do viajante | Elementos de segurança, saúde, suporte ao viajante contemplados; seguros; orientação pré-viagem; assistência em campo. | Política focada só em custos, sem considerar segurança ou bem-estar; viajantes ficam sem apoio em situações adversas. |
| Relacionamento com fornecedores preferenciais | Acordos tarifários negociados, hotéis ou companhias aéreas preferenciais | Sem fornecedores preferenciais; colaboradores reservam onde acham; pouca negociação de tarifas ou benefícios. |
| Satisfação do usuário final | Feedback de viajantes valorizado; enquete ou pesquisa para ajustar política. | Alto volume de reclamações; insatisfação com padrões de voo, hotel, reembolso; viagem torna-se estressante ou burocrática demais. |
Além disso, vale algumas revisões importantes:
| Elemento | Importância |
| Limites de diárias, acomodação e classe de voo | Controlar custos e padronizar qualidade (dependendo da sua política, pode haver valor-teto estabelecido por nível hierárquico, C-Level e outros tipos de categoria que definem acomodações em voos e hotéis |
| Critérios para viagens emergenciais x programadas | Evitar abusos ou deslocamentos desnecessários, avaliar sempre o motivo |
Erros comuns e como evitá-los
Com base nos textos já publicados, estes são os cinco erros mais frequentes na gestão de viagens corporativas:
- Reembolsos lentos e critérios pouco claros
Como evitar: padronizar prazos e documentos, automatizar processos e dar transparência ao que é reembolsável.
- Política de viagens mal definida ou desatualizada
Como evitar: revisar anualmente, envolver stakeholders e deixar regras claras (classes, diárias, prazos).
- Reservas de última hora sem planejamento
Como evitar: estabelecer prazos mínimos, prever emergências e negociar contratos flexíveis com fornecedores.
- Processos manuais e uso excessivo de planilhas
Como evitar: automatizar processos, usar plataformas integradas e centralizar informações.
- Falta de análise de dados e indicadores
Como evitar: definir KPIs (ticket médio, destinos mais usados, taxa de conformidade, emergências, no-shows), usar dashboards e revisar periodicamente.
Como mensurar se sua política está sendo seguida
Para avaliar se a política de viagens está sendo respeitada, é essencial medir indicadores.
Alguns dos principais são:
- Aderência aos critérios de acomodação e classe de voo
- Percentual de solicitações feitas pelos canais oficiais
- Média de antecedência das reservas
- Ticket médio de passagens, hotéis e aluguel de carros
- Número de viagens emergenciais x programadas
- Taxa de no-show em hotéis e passagens não utilizadas
- Diferença entre tarifas mínimas previstas na política e tarifas realmente compradas
O papel de uma agência de viagens corporativas (TMC)
Uma agência especializada agrega valor de diversas formas:
- Apresentação de insights e plano de ação: pontos positivos, oportunidades de melhoria e projeções de economia.
- Entendimento profundo do cliente: perfil de viajantes, destinos frequentes, padrões de consumo e períodos de maior demanda.
- Consolidação de relatórios: extração de dados de todos os canais, organização e padronização para facilitar análise.
- Uso de BI: visualização de dados de forma clara e estratégica para identificar oportunidades de economia.
- Negociação com fornecedores: companhias aéreas e redes hoteleiras, baseadas no volume de viagens ou room nights.
8 Boas práticas para implementar já
Algumas recomendações para tornar a gestão de viagens mais eficiente:
- Defina prazos mínimos para solicitações de viagens programadas.
- Realize auditorias periódicas para verificar a conformidade real com a política.
- Crie critérios claros para emergências (definição, aprovação e limites de gastos).
- Centralize todos os pedidos em uma única plataforma ou agência.
- Automatize processos de aprovação e reembolso.
- Estabeleça KPIs mensuráveis e revise-os regularmente.
- Comunique mudanças na política de forma recorrente para toda a empresa.
- Concentre hospedagens e negocie tarifas quando houver volume significativo.
A gestão de viagens corporativas deixou de ser um simples suporte logístico e passou a ser uma área estratégica. Empresas que definem políticas claras, usam tecnologia, monitoram indicadores e atuam em parceria com agências especializadas conseguem reduzir custos, melhorar processos e aumentar o compliance.
Em um mercado que se expande de forma consistente e projeta recordes de faturamento, quem investe em gestão estratégica ganha vantagem competitiva e transforma as viagens de negócios em um impulsionador de resultados para toda a organização.
