Fazer gestão de viagens onde cada um pede de um jeito sem organização é um desafio recorrente em empresas que ainda não estruturaram de forma geral os seus processos de viagens corporativas. A descentralização das solicitações, quando não acompanhada de governança e organização, gera impactos diretos em custos, controle e eficiência operacional. Neste conteúdo, você vai entender quais passos pode tomar para uma gestão mais equilibrada, independente do seu perfil e diretriz de processo, e como dar os primeiros passos para transformá-la em um processo mais seguro, estratégico e orientado por dados.

---

6 etapas cruciais para começar a organizar sua gestão de viagens

O mercado de viagens corporativas no Brasil segue em expansão, impulsionado pela intensificação das relações comerciais e pela necessidade de conexões estratégicas.

Esse crescimento traz um efeito direto dentro das empresas: o aumento no volume de viagens exige uma gestão mais estruturada. Isso porque, o que antes era tratado de forma operacional passa a demandar controle, previsibilidade e inteligência.

Quando esse crescimento não é acompanhado por processos organizados, sejam eles centralizados ou descentralizados, surgem impactos claros:

• aumento de custos invisíveis
• perda de visibilidade gerencial
• redução do poder de negociação
• ausência de previsibilidade financeira
• decisões desalinhadas

Nesse contexto, a pergunta deixa de ser operacional e passa a ser estratégica:
como organizar a gestão de viagens sem comprometer a fluidez da operação?

Empresas que não evoluem nesse ponto tendem a operar com baixa eficiência, mesmo com investimentos crescentes.

---

Objetivo deste artigo:
Neste conteúdo, você terá a oportunidade de conferir 5 direcionamentos para melhor performance como gestor de viagens

Por que esse cenário rapidamente se torna um problema?

A falta de organização na gestão de viagens não se limita a um problema pontual. Ela cria um padrão de ineficiência que impacta toda a operação.

Diante disso, o ponto central não é a descentralização, mas a ausência de governança. Operações descentralizadas podem ser eficientes, desde que exista padronização, controle e consolidação de dados. Sem isso, a empresa perde a capacidade de enxergar sua própria operação.

Na prática, isso se traduz em:

• compras fora da antecedência ideal prevista em política
• baixa aderência a outros direcionamentos da política de viagens
• dificuldade de auditoria
• retrabalho entre áreas
• inconsistência de dados e relatórios

Além disso, o profissional responsável pela gestão de viagens corporativas passa a atuar de forma reativa, focado na resolução de problemas, e não na melhoria contínua do processo.

Por onde começar a organizar a gestão de viagens sem travar a operação?

Organizar não significa burocratizar. Mas sim, significa estruturar o processo para que ele funcione com consistência e controle.

E, isso independe do modelo adotado, seja centralizado ou descentralizado. O ponto de partida está na definição de uma base sólida de gestão.

Confira a seguir 3 passos para você avaliar:

1. Estruturação das solicitações: controle não depende de centralização

Centralizar pode ser eficiente, mas não é obrigatório.

Empresas com operações distribuídas ou com maior autonomia entre áreas muitas vezes precisam trabalhar de forma descentralizada.

Para garantir controle, é essencial estabelecer:

• critérios mínimos para todas as solicitações
• regras claras de processo
• registro estruturado das informações

Esse padrão permite consolidar dados, entender o comportamento de consumo e identificar oportunidades de otimização. A maturidade está justamente na capacidade de equilibrar autonomia com controle.

Nesse contexto, o apoio de uma TMC deixa de ser operacional e passa a ser estratégico, ajudando a integrar processos, consolidar informações e dar suporte à gestão.

2. Política de viagens: o principal instrumento de governança

Ter uma política de viagens não é suficiente, ela precisa ser aplicável. Na prática, muitas políticas falham porque não consideram a realidade da empresa, como:

• as características, perfil, frequência e particularidades dos viajantes
• as necessidades específicas das áreas
• os controles de investimento dos centros de custos, unidades, áreas etc.

Diante disso, em operações descentralizadas, a política assume um papel ainda mais relevante, pois funciona como base para todas as decisões.

Mais do que um conjunto de regras, a política deve orientar comportamentos e decisões.

3. Tecnologia como base para controle e inteligência

A tecnologia viabiliza a gestão, especialmente quando há múltiplos pontos de solicitação. Mais do que automatizar processos, ela permite consolidar informações e gerar visibilidade sobre a operação.

No entanto, com o uso adequado de ferramentas orientadas à gestão, a empresa passa a acompanhar:

• padrões de consumo por solicitante, centro de custos, projetos, departamentos, viajantes
• avaliar a utilização de fornecedores preferenciais com acordos comerciais
• adesão e desvios de política
• oportunidades de negociação por concentração de share por fornecedor, localização, preço etc.  

Isso eleva o nível da gestão, permitindo decisões baseadas em dados, e não em percepções. Por esse motivo, é recomendado o uso de sistemas de reservas, também conhecido como OBT para que o profissional que fica afrente da gestão de viagens corporativas, possa centralizar ou descentralizar seu processo, mas sem perder o controle, visibilidade, segurança e organização dos dados de viagem da sua empresa.

Quais erros impedem a evolução da gestão de viagens?

A tentativa de organizar sem uma visão estruturada pode gerar mais complexidade do que solução.

Listamos alguns dos principais erros:

• desconsiderar a realidade operacional da empresa
• criar políticas e diretrizes difíceis de aplicar
• não investir em comunicação interna
• tratar a gestão de viagens como atividade de menor importância sem controle e dados
• possuir diversos relatórios com KPIs que não dão direcionamento para oportunidades de evolução
• não contar com suporte especializado de uma agência concentrando toda a operação e estratégia para si

Fazer gestão de viagens corporativas não é uma atividade fácil... Nós sabemos disso. E sabemos o quão desafiador é para profissionais que possuem essa função dentro do seu escopo, que é divido com outras atribuições.

Por isso que,contar com um parceiro especializado nesse serviço é um investimento para a rotina desse profissional e para a empresa como um todo, pois organizar gestão de viagens exige alinhamento entre processos, pessoas e objetivos.

6 etapas cruciais para começar a organizar sua gestão de viagens

Etapa Estratégica	O que precisa ser feito	Impacto no negócio
Modelo de solicitações	Definir fluxo centralizado ou descentralizado com padronização mínima	Consistência, controle e maior gestão
Política de viagens	Estabelecer diretrizes claras e aplicáveis	Redução de custos e aumento de performance
Fluxo de aprovação	Definir responsáveis e critérios	Agilidade, previsibilidade e assertividade
Tecnologia	Implementar sistema de reserva de viagens	Visibilidade, gestão, possibilidade de integrações
TMC especializada	Integrar uma parceira estratégica	Diminuição de dores de cabeça, ganho de agilidade e segurança, e suporte consultivo, operacional e estratégico
Monitoramento	Acompanhar indicadores, performance e com a TMC avaliar pontos fortes e oportunidades com plano de ação conjunta	Tomada de decisão e direcionamentos estratégicos

É importante frisar que, organizar não é centralizar!

Nem toda operação exige centralização. Mas, toda operação exige controle.

Com isso, o diferencial está na capacidade de estruturar um modelo que garanta. Empresas que alcançam esse nível deixam de atuar no improviso e passam a gerir viagens de forma estratégica.

É nesse cenário que a Dynamic Travel atua: conectando processos, tecnologia e inteligência para transformar a gestão de viagens em um ativo para o negócio. A Dynamic Travel, com mais de 20 anos de atuação, apoia empresas nesse processo, estruturando a gestão com base em tecnologia, governança e inteligência de dados.

Conheça a Dynamic Travel

A Dynamic Travel é uma TMC com mais de 20 anos de experiência em gestão de viagens e eventos corporativos, na qual possui portfólio extenso de serviços que tangem a rotina de empresas que precisam deslocar seus colaboradores a trabalho. A TMC se posiciona como parceira estratégica ideal para apoiar empresas em qualquer estágio dessa trajetória, desde a criação da política de viagens até a operação diária e análise contínua de resultados, com pequenas, médias e grandes empresas com diferentes necessidades, volume e comportamentos de compra e perfis de atendimento.

Além disso, a Dynamic Travel é reconhecida por sua proximidade, customização, flexibilidade e alto nível de gestão em processos e serviços ofertados. Atendemos todos os serviços de viagens corporativas, desde a emissão de passagens aéreas, hospedagens, locação de veículos, transfers ao atendimento multicanal 24/7 com consultores dedicados, suporte emergencial/VIP entre outros. Somamos a isso gestão com indicadores, análises e negociações estratégicas. Nossa atuação inclui também soluções financeiras para pagamento, integração e conciliação de faturas e cartões, garantindo total controle sobre o investimento em viagens, gestão de despesas corporativas e políticas.

Com mais de 450 grupos empresariais atendidos, a Dynamic Travel é uma S.A de capital fechado e uma empresa ESG que está no quinto ano consecutivo como participantes do Pacto Global da ONU.