Em um cenário corporativo cada vez mais dinâmico, empresas precisam estruturar processos claros de Duty of Care para proteger colaboradores, reduzir riscos e garantir suporte rápido em situações emergenciais. Neste conteúdo, você vai entender o que é Duty of Care, como criar uma política do zero, o que não pode faltar nela, os principais desafios enfrentados por gestores de viagens e como uma TMC especializada pode apoiar desde a construção da política até o suporte operacional 24/7. Se sua empresa está começando do zero ou deseja amadurecer seus processos, este guia traz reflexões práticas, estratégicas e aplicáveis para fortalecer a gestão de viagens corporativas com mais segurança, controle e experiência para todos os envolvidos.

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Como criar uma política de Duty of Care do zero

Viajar a trabalho parece simples quando tudo acontece conforme o planejado. O voo decola no horário, o hotel está confirmado, o transporte chega corretamente e o colaborador retorna sem intercorrências. Porém, quem atua na gestão de viagens corporativas sabe que a realidade nem sempre funciona dessa forma.

Cancelamentos de voos, problemas climáticos, questões de segurança pública e situações emergenciais fazem parte da rotina de quem administra viagens corporativas diariamente.

Mais do que um conceito, o Duty of Care representa o dever da empresa em cuidar da segurança, do bem-estar e da integridade dos seus colaboradores durante deslocamentos profissionais. E isso envolve desde políticas claras até suporte operacional eficiente para agir rapidamente em momentos críticos.

Na prática, muitos profissionais ainda enfrentam dúvidas como:

• Como equilibrar segurança, experiência do viajante e controle operacional?
• Como criar uma política de segurança eficiente?
• O que não pode faltar em um processo de Duty of Care?
• Como estruturar fluxos de emergência?
• Quem deve ser acionado em situações críticas?
• Como garantir rastreabilidade dos viajantes?
• Qual o papel da TMC nesse processo?

A verdade é que não existe uma política única que funcione para todas as empresas. Existem organizações com operações nacionais, outras com atuação global, modelos centralizados, descentralizados, híbridos, perfis distintos de viajantes e diferentes níveis de maturidade na gestão.

Por isso, construir um processo sólido de Duty of Care exige análise estratégica, alinhamento interno, tecnologia, comunicação eficiente e parceiros preparados para apoiar em qualquer cenário.

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Objetivo deste artigo:
Neste conteúdo, você terá a oportunidade de conferir como criar uma política de Duty of Care do zero.

O que é Duty of Care e por que ele se tornou prioridade na gestão de viagens corporativas?

O conceito de Duty of Care está relacionado à responsabilidade que a empresa possui em proteger seus colaboradores durante atividades profissionais, especialmente em deslocamentos corporativos.

Na gestão de viagens, isso significa criar mecanismos para prevenir riscos, monitorar situações críticas, orientar viajantes e oferecer suporte rápido quando necessário.

Nos últimos anos, esse tema deixou de ser apenas uma “boa prática” e passou a ser uma necessidade estratégica dentro das empresas.

Isso aconteceu porque os riscos corporativos aumentaram e se tornaram mais complexos. Hoje, um gestor de viagens precisa lidar simultaneamente com fatores como:

• fraudes;
• eventualidades operacionais do setor aéreo;
• crises climáticas;
• riscos sanitários;
• mudanças geopolíticas;
• possíveis greves, manifestações, guerras, confrontos
• segurança urbana;

Além disso, as empresas passaram a compreender que viagens corporativas impactam diretamente produtividade, experiência do colaborador, reputação da marca empregadora e até retenção de talentos.

Quando um profissional viaja sem suporte adequado, sem comunicação clara ou sem assistência em momentos críticos, o desgaste operacional e emocional é enorme, tanto para o viajante quanto para quem está gerenciando tudo internamente.

Principais dificuldades enfrentadas na rotina sem ter uma política definida

• Falta de visibilidade sobre onde os viajantes estão;
• Dificuldade para localizar colaboradores rapidamente;
• Ausência de processos claros em emergências;
• Excesso de fornecedores descentralizados;
• Falta de padronização nas aprovações;
• Problemas de comunicação fora do horário comercial;
• Informações desencontradas durante crises;
• Sobrecarga operacional da equipe interna;
• Falta de suporte ao viajante durante imprevistos;
• Dificuldade em alinhar segurança e experiência;
• Baixa adesão às políticas existentes;
• Processos manuais e pouco integrados;
• Falta de indicadores e rastreabilidade.

Como criar uma política de segurança para viajantes corporativos do zero?

Quando falamos sobre como criar uma política de Duty of Care do zero muitas empresas acreditam que é algo 100% ligado a tecnologia. Mas, o primeiro passo é estratégico.

E isso inclui política, governança, fluxos, comunicação, alinhamentos internos e parceiros preparados para atuar de forma consultiva.

É necessário entender:

• quais vulnerabilidades operacionais já existem hoje.
• quais riscos fazem parte da realidade da empresa;
• quais perfis de viajantes existem;
• quais destinos são mais frequentes;
• quais áreas mais demandam deslocamentos;

Uma política eficiente nasce do entendimento da operação.

Quais pontos não podem faltar em uma política de Duty of Care?

Uma política dedicada ou seção pertencente dentro de uma política de viagem bem estruturada precisa ser clara, aplicável e funcional para diferentes cenários.

Todavia, vale a pena repassar por alguns pontos em comum com a política de viagem tradicional.

1. Definição clara de responsabilidades

A política deve deixar explícito:

• qual o papel do viajante;
• qual o papel da liderança;
• quem aprova deslocamentos;
• quem deve ser acionado em emergências;
• quais áreas apoiam o processo;
• qual o papel da TMC.

Com isso, é possível reduzir ruídos, retrabalho e insegurança operacional.

2. Processo estruturado para situações emergenciais

Esse é um dos pontos mais críticos.

Muitas empresas possuem política de viagens, mas não possuem plano de contingência.

Diante disso, é fundamental definir:

• canais de atendimento 24/7 que estejam claros para todo o público;
• fluxos de acionamento;
• responsáveis internos;
• contatos prioritários;
• protocolos de segurança;
• escalonamento de crises;
• comunicação com familiares quando necessário;
• tempo de resposta para situações emergenciais;
• acompanhamento do viajante em tempo real.

3. Comunicação clara e acessível para os viajantes

Não adianta criar uma política extremamente técnica se os colaboradores não entendem como agir.

A empresa precisa garantir que o viajante saiba:

• quais canais utilizar;
• como pedir suporte;
• quais cuidados tomar antes da viagem;
• quais documentos são necessários;
• quais orientações existem para destinos específicos;
• como agir em emergências.

Políticas eficientes também são educativas.

Todos esses pontos são construídos a quatro mãos, do lado do cliente e da TMC.

4. Monitoramento e rastreabilidade das viagens

Ter visibilidade sobre os deslocamentos é essencial para o Duty of Care.

Isso permite identificar rapidamente:

• quem está viajando;
• onde o colaborador está;
• quais viagens foram impactadas;
• quais riscos precisam de atenção imediata.

Empresas que operam sem rastreabilidade acabam tendo respostas mais lentas em situações críticas. Isso também, é um processo em que a TMC consegue tomar ação rapidamente assim que necessário.

5. Integração entre política, tecnologia e operação

Uma política isolada dificilmente funciona.
Contudo, ela precisa conversar com:

• ferramentas de gestão;
• sistemas de aprovação;
• relatórios;
• comunicação;
• fornecedores;
• processos internos.

Ou seja, quanto mais integrada a operação estiver, maior será a capacidade da empresa em responder rapidamente a situações inesperadas.

Como equilibrar segurança, experiência do viajante e controle operacional?

Esse é um dos maiores desafios atuais da gestão de viagens corporativas.

Isso porque, muitas empresas acreditam que segurança significa tornar o processo mais rígido. Mas o excesso de burocracia também gera problemas.

Quando a experiência do viajante é ruim, começam os desvios de política, reservas fora do canal oficial e perda de controle operacional.

Por isso, uma política moderna de Duty of Care precisa encontrar equilíbrio entre:

• segurança;
• praticidade;
• autonomia;
• experiência;
• governança;
• suporte humanizado.

No entanto, esse equilíbrio normalmente acontece quando existe parceria estratégica entre empresa e TMC.

Qual o papel da TMC dentro da estratégia de Duty of Care?

Uma TMC não deve atuar apenas como emissora de passagens. Seu papel é ajudar empresas a estruturarem processos mais inteligentes, seguros e eficientes.

Dentro do contexto de como criar uma política de Duty of Care do zero, uma TMC pode apoiar em diversas frentes:

Consultoria para construção da política

Empresas nem sempre sabem por onde começar.
Uma TMC experiente consegue ajudar na definição de fluxos, regras, aprovações, processos emergenciais e boas práticas alinhadas ao perfil da operação.

Atendimento emergencial 24/7

Esse é um dos pilares mais importantes.
Imprevistos não acontecem apenas em horário comercial.

Ter suporte especializado disponível em situações críticas reduz impacto operacional, ansiedade do viajante e tempo de resolução.

Monitoramento e apoio em crises

Uma TMC preparada consegue apoiar empresas em cenários como:

• cancelamentos em massa;
• crises climáticas;
• problemas de segurança;
• greves, confrontos, manifestações;
• alterações operacionais;
• remarcações urgentes;
• evacuações;
• apoio logístico emergencial.

Centralização e rastreabilidade

Não importa se o seu processo de viagens é centralizado ou descentralizado. Uma TMC preparada consegue identificar e localizar qualquer reserva, emissão e viajante.

Como criar uma política de Duty of Care do zero na prática?

Se sua empresa ainda está no início desse processo, alguns passos ajudam a construir uma base mais sólida.

Checklist inicial para estruturar Duty of Care

• Mapear riscos da operação;
• Identificar perfis de viajantes;
• Levantar destinos críticos;
• Definir fluxos emergenciais;
• Estruturar canais de atendimento;
• Revisar fornecedores envolvidos;
• Centralizar informações de viagens;
• Criar comunicação clara para viajantes;
• Definir responsáveis internos;
• Estabelecer indicadores de acompanhamento;
• Integrar tecnologia e operação;
• Revisar política periodicamente.

Portanto, o mais importante é entender que Duty of Care não é um projeto estático.
É um processo contínuo de evolução.

A Dynamic Travel atua há mais de 20 anos apoiando empresas na gestão de viagens corporativas e eventos corporativos, combinando tecnologia, know-how operacional e atendimento consultivo para ajudar organizações a estruturarem processos mais seguros, eficientes e preparados para diferentes cenários.

Mais do que operacionalizar viagens, o objetivo é apoiar gestores, solicitantes e viajantes com soluções que tragam tranquilidade tanto nas rotinas do dia a dia quanto em situações críticas que exigem respostas rápidas e estratégicas.

Porque, no fim, falar sobre como criar uma política de Duty of Care do zero é falar sobre pessoas, responsabilidade, experiência e cuidado real com quem está em deslocamento representando a empresa.

Conheça a Dynamic Travel

A Dynamic Travel é uma TMC com mais de 20 anos de experiência em gestão de viagens e eventos corporativos, na qual possui portfólio extenso de serviços que tangem a rotina de empresas que precisam deslocar seus colaboradores a trabalho. A TMC se posiciona como parceira estratégica ideal para apoiar empresas em qualquer estágio dessa trajetória, desde a criação da política de viagens até a operação diária e análise contínua de resultados, com pequenas, médias e grandes empresas com diferentes necessidades, volume e comportamentos de compra e perfis de atendimento.

Além disso, a Dynamic Travel é reconhecida por sua proximidade, customização, flexibilidade e alto nível de gestão em processos e serviços ofertados. Atendemos todos os serviços de viagens corporativas, desde a emissão de passagens aéreas, hospedagens, locação de veículos, transfers ao atendimento multicanal 24/7 com consultores dedicados, suporte emergencial/VIP entre outros. Somamos a isso gestão com indicadores, análises e negociações estratégicas. Nossa atuação inclui também soluções financeiras para pagamento, integração e conciliação de faturas e cartões, garantindo total controle sobre o investimento em viagens, gestão de despesas corporativas e políticas.

Com mais de 450 grupos empresariais atendidos, a Dynamic Travel é uma S.A de capital fechado e uma empresa ESG que está no quinto ano consecutivo como participantes do Pacto Global da ONU.