O setor de viagens corporativas faturou um recorde de R$ 8,3 bilhões em julho deste ano, cerca de 4,1% em relação ao mesmo período do ano anterior. O mercado já movimentou R$ 79 bilhões. Os dados foram obtidos pelo Levantamento de Viagens Corporativas (LVC) realizada pela Fecomercio SP em parceria com a Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas.

Mais do que números, esse crescimento mostra uma mudança de mentalidade: gestores não querem apenas garantir que os colaboradores cheguem do ponto A ao ponto B. Querem segurança, previsibilidade, conforto e experiência positiva   especialmente quando falamos de executivos C-Level, cujo tempo e bem-estar têm impacto direto no negócio.

Nesse cenário, mapear e entender as preferências individuais dos viajantes não é detalhe. É diferencial competitivo.

Por isso, realizamos uma entrevista com Daniela Mondino, Gerente de Operações e Thais Dias, Coordenadora de Operações da Dynamic Travel para explorar esse tema que possui um alto índice de relevância dentro de uma gestão segura de viagens corporativas.

Os desafios estratégicos do atendimento corporativo

Daniela Mondino, aponta que o maior desafio está em conciliar as políticas da empresa com as expectativas do viajante:

Esse equilíbrio exige:

• Agilidade para capturar necessidades no dia a dia (que muitas vezes não aparecem no contrato inicial).
• Estratégias flexíveis para atender orçamentos sem comprometer a experiência.
• Visão consultiva, indo além da reserva de serviços e oferecendo soluções práticas.

Thais Dias, Coordenadora de Operações, complementa que o grande desafio é entregar dentro da realidade orçamentária sem perder qualidade:

Importância da customização e personalização desde a implantação

A personalização começa na implantação de um novo cliente.

Daniela explica:

“Desde o início fazemos reuniões de alinhamento, registramos todas as preferências no sistema e mantemos os dados atualizados. Esse processo garante continuidade mesmo em mudanças de equipe ou consultores.”

Thais reforça que esse cuidado inicial evita frustrações:

“Se não tenho a ficha completa dos viajantes VIPs logo no começo, posso oferecer algo inadequado. O cliente sente que houve uma falha, mesmo que seja por falta de informação. Por isso, o processo precisa nascer redondo.”

Esse olhar estruturado mostra maturidade e evita erros que podem minar a confiança logo nos primeiros atendimentos.

Quais são as preferências mais comuns?

A entrevista trouxe exemplos que mostram como detalhes fazem a diferença, e existem diversos tipos de preferências e particularidades de cada viajante:

• Viajantes que só aceitam determinados assentos em voos (como a famosa poltrona 11A).
• Preferência por andar alto em hotéis, por piso frio ao invés de carpete (por questões de alergia, como rinite).
• Executivos que exigem sempre o mesmo hotel em determinada cidade   chegando ao ponto de o próprio hotel reorganizar reservas para garantir o quarto preferido.

Esses casos mostram que, para o viajante, não se trata de “luxo” ou “manias”, mas de conforto, previsibilidade e sensação de controle.

Atendimento a viajantes VIP: o nível de exigência sobe

Para o público C-Level, cada detalhe é observado. Daniela destaca:

“O passageiro VIP costuma estar um passo à frente. Muitas vezes ele já viajou o mundo, conhece tarifas, conhece o serviço. Nosso papel é acompanhar esse nível e, se possível, surpreender. É por isso que temos uma equipe especializada para esse tipo de atendimento.”

As práticas incluem:

• Dentro da Dynamic Travel, existe uma equipe dedicada para esse público.
• Atenção redobrada a detalhes como tempo de resposta, antecipação de imprevistos e customização de experiências.
• Proatividade: oferecer opções antes mesmo que o cliente solicite.

Essa personalização não apenas garante satisfação, mas fortalece a imagem da empresa que contrata o serviço, mostrando zelo com seus executivos.

Importância da Inclusão e necessidades especiais (PNE)

O cuidado precisa ser com todos os viajantes. É preciso ter responsabilidade social e compromisso com a diversidade e inclusão.

Daniela enfatiza:

“Cada necessidade especial é registrada e monitorada. Garantimos acessibilidade com fornecedores e estruturamos a operação para que a experiência seja segura e confortável.”

Thais complementa:

“Com a informação antecipada, asseguramos quartos adaptados, apoio em aeroportos, transporte adequado. O aprendizado de cada caso enriquece toda a equipe, ampliando nossa visão de atendimento.”

Thais Dias, Coordenadora de Operações da Dynamic Travel

Multicanais de atendimento e consistência na entrega

Outro ponto forte é a padronização dos canais de atendimento.

Daniela explica:

“Seja WhatsApp, e-mail, telefone ou Teams, o atendimento tem o mesmo padrão. O histórico fica disponível, o que garante continuidade mesmo quando há troca de consultores.”

Thais acrescenta a importância de se adaptar ao estilo do cliente:

“Alguns solicitantes não atendem ligações, preferem mensagens. Nos ajustamos para que a comunicação seja fluida e sem atrito.”

Isso reforça a percepção de eficiência e cuidado, independentemente do canal.

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Alinhamentos constantes com gestores e solicitantes fazem a diferença para toda a cadeia de viagens. A manutenção da qualidade passa por revisões periódicas e pesquisas de satisfação.

Dentro da Dynamic Travel, são realizadas reuniões de acompanhamento com gestores e solicitantes, pesquisas e análises de feedbacks. Esse monitoramento contínuo permite ajustar processos e mostrar nosso compromisso em evoluir.

Esse processo dá transparência e confiança à relação comercial.

Proposta de valor percebida pelo cliente

O diferencial está na humanização e personalização.

Daniela explica:

“Cada cliente tem um consultor fixo, com contato direto. Isso cria vínculo, confiança e evita a sensação de estar falando com um call center impessoal.”

Thais traz um exemplo prático:

“Se um solicitante pede apenas uma ponte aérea SP-RJ, o consultor não envia 100 opções de voo. Ele filtra de acordo com o compromisso, horários possíveis e melhores custos. Isso mostra preocupação real com a necessidade do cliente.”

Esse tipo de cuidado é percebido como valor agregado, algo que mantém a fidelização da carteira.

Casos reais que marcaram

A personalização gera experiências memoráveis. Daniela contou sobre uma passageira que recebeu cartinha e chocolatinho de boas-vindas em sua primeira hospedagem. Gostou tanto que, nas viagens seguintes, quando o mimo não veio, sentiu falta e comentou.

Daniela destaca:

“Não era uma exigência dela, mas um gesto simples que demonstrou cuidado. Quando não aconteceu, gerou a percepção de ausência. Isso mostra como pequenos detalhes têm grande peso na experiência.”

“Esses casos ilustram como a percepção do cliente é construída em cima de consistência e atenção.”

Daniela Mondino, Gerente de Operações da Dynamic Travel

8 boas práticas para mapear e trabalhar com preferências individuais de viajantes corporativos

Etapa	Ação prática	Exemplo citado	Benefício direto
Onboarding do viajante	Aplicar ficha de cadastro completa com preferências (hotel, assento, alimentação, programas de milhagem, restrições médicas).	Thais: “Preciso da ficha dos VIPs logo na implantação, senão pode gerar frustração já no início.”	Atendimento começa estruturado e sem falhas.
Atualização contínua	Revisar preferências semestralmente ou anualmente em reuniões com gestores e solicitantes.	Daniela: “O alinhamento constante e a revisão periódica garantem evolução contínua.”	Mantém o serviço aderente às mudanças do cliente.
Classificação de perfis	Criar clusters (ex.: C-Level, técnico, viajante recorrente, colaborador eventual).	Daniela: “Cada departamento pode ter particularidades próprias.”	Facilita customização e gestão de políticas internas.
Segmentação de fornecedores	Negociar tarifas e benefícios baseados em padrões de preferência (ex.: hotéis com piso frio, salas VIP, traslados privados).	Caso relatado: viajante fiel ao mesmo hotel em Brasília, recebendo regalias.	Mais poder de negociação e consistência na experiência.
Tecnologia integrada	Sistemas que armazenem histórico de viagens e preferências acessíveis a toda a equipe.	Daniela: “Nosso OneDrive garante continuidade mesmo se o consultor mudar.”	Redução de falhas e continuidade operacional.
Equipe especializada	Treinamento para consultores lidarem com públicos VIP e PNE.	Daniela: “VIPs exigem olhar na lupa; PNEs exigem atenção inclusiva.”	Assertividade, inclusão e atendimento diferenciado.
Feedback estruturado	Pesquisa de satisfação + caixa de “elogios espontâneos” para captar percepções.	Daniela: “Recebemos e-mails e mensagens que servem de termômetro de qualidade.”	Geração de indicadores claros de percepção de valor.
Gestos de hospitalidade	Pequenos mimos e personalização (cartinha de boas-vindas, chocolatinho no quarto).	Caso relatado: passageira que sentiu falta do mimo quando ele deixou de ser entregue.	Gera vínculo emocional e reforça a sensação de cuidado

Em viagens corporativas, todos os detalhes fazem a diferença.

A experiência compartilhada por Daniela Mondino e Thais Dias mostra que personalizar não é luxo, é estratégia.

Entender preferências individuais:

• Garante segurança e tranquilidade.
• Reforça a confiança de gestores e solicitantes.
• Fortalece a imagem institucional da empresa.

E, mais importante: transforma a viagem de trabalho em uma experiência de cuidado, previsibilidade e valor agregado.