O setor de viagens corporativas no Brasil atingiu resultados recordes em 2025, com o faturamento acumulado passando de R$ 135,4 bilhões nos primeiros onze meses do ano, impulsionado pelo crescimento dos segmentos aéreo e hoteleiro e pela retomada dos deslocamentos presenciais como ferramentas de negócios estratégicos. Neste conteúdo sobre os primeiros passos para estruturar um processo de gestão de viagens corporativas do zero, você compreenderá o contexto macro do setor até a criação de políticas, seleção de parceiros, integração de tecnologia e governança com explicações claras para orientar empresas que estão no início dessa jornada e como a Dynamic Travel pode te ajudar nesse processo.

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Como estruturar um processo de gestão de viagens corporativas do zero?

Compreenda o contexto atual do mercado de viagens corporativas

Antes de começar, é essencial entender o ambiente em que sua empresa está inserida. As viagens corporativas no Brasil estão em um momento de forte crescimento e relevância estratégica. Segundo dados da ALAGEV (Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas) e FecomercioSP, o faturamento acumulado do setor em 2025 ultrapassou R$ 135,4 bilhões nos primeiros onze meses, consolidando recordes históricos e indicando que as organizações continuam a investir em encontros presenciais, feiras, reuniões e eventos que impulsionam resultados de negócios. Esse cenário mostra que estruturas de gestão eficientes não apenas reduzem custos, mas, sobretudo, garantem alinhamento entre deslocamentos e objetivos corporativos.

Entender esse panorama ajuda a fundamentar a necessidade de estruturar um processo de viagens corporativas do zero, que seja sustentável, escalável e capaz de gerar valor real para a operação da sua empresa.

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Objetivo deste artigo:
Neste conteúdo, você terá a oportunidade de refletir sobre a necessidade de estruturar um processo de gestão de viagens corporativas do zero para a sua empresa.

Primeiros passos para estruturar o seu processo de viagens corporativas

Defina propósito e objetivos estratégicos da política

Começar do zero sem um propósito claro é uma das principais causas de retrabalho e desorganização. A primeira decisão de quem quer estruturar um processo de gestão de viagens corporativas do zero deve ser identificar o “porquê” por trás dessa iniciativa: sua empresa busca otimizar custos, melhorar a experiência do colaborador, garantir compliance regulatório, ou apoiar estratégias de expansão comercial? Por conta disso, se torna essencial definir objetivos claros e alinhados à estratégia da companhia. E, é determinante para que, a política de viagens não seja um documento estático, mas sim um guia vivo que apoia decisões.

Alguns objetivos comuns incluem:

• Reduzir gastos sem comprometer a qualidade das viagens
• Padronizar processos e reduzir exceções
• Melhorar a experiência do colaborador
• Garantir compliance e controle de riscos

Esses objetivos devem ser traduzidos em metas específicas e mensuráveis. Definir metas claras servirá como base para a elaboração da política e para os indicadores que você irá acompanhar ao longo do tempo.

Elabore uma política de viagens corporativas aplicável

Uma política bem escrita é o coração de um processo de viagens corporativas estruturado do zero. Ela deve ser muito mais do que um conjunto de regras; deve ser um manual de operação que responda às principais dúvidas e situações do cotidiano. As empresas que conseguem traduzir suas diretrizes estratégicas em regras claras favorecem a conformidade dos viajantes e reduzem exceções que geram riscos e custos desnecessários.

A política de viagens é ajustável e vai ganhando forma a partir do momento que é colocada em prática. Isso porque, muitas vezes não se tem dados para traçar comparativos e avaliar evolução de aumento ou redução de custos e performance. Para isso, é preciso configurar a política em uma primeira versão mais simples, sem muitas complexidades, para que o processo seja seguido e tenha base para traçar oportunidades de evolução.

Nesse estágio, suas diretrizes devem abordar:

• Definição e critérios do fluxo de aprovação
• Mapear as categorias de despesas
• Comunicar quais são as regras de reembolso
• Comunicar qual a política de valor-teto
• Orientações de fluxo para alterações, cancelamentos ou situações emergenciais

Além desses pontos, um aspecto crucial é assegurar que a política seja acessível e compreensível para todos os envolvidos desde gestores até colaboradores que viajarão eventualmente para evitar ambiguidades e interpretações divergentes.

Além da política de viagens, é importante ter previsto a elaboração de uma seção ou de um documento aparte sobre Duty Of Care, política de RH que se refere aos cuidados legais e morais que uma companhia deve ter para com seus colaboradores a fim de garantir a sua integridade, saúde, segurança e bem-estar, seja no trabalho presencial, home office ou até mesmo em viagens a trabalho.

Escolha parceiros com expertise para suporte contínuo

Ao estruturar um processo de viagens corporativas do zero, a escolha de parceiros externos, como TMC (Travel Management Company), agências especializadas em viagens corporativas, faz parte da base operacional. Empresas iniciantes nesse processo muitas vezes subestimam o valor de trabalhar com experts que conhecem as complexidades do mercado corporativo, desde negociações tarifárias até atendimento emergencial durante deslocamentos.

Parceiros bem selecionados não só permitem economia e eficiência, como garantem serviços de qualidade.

Pontos a considerar durante essa fase:

• Tempo de experiência da TMC no mercado
• Se a TMC é uma empresa ESG
• Avaliar o nível de proximidade entre TMC e cliente
• Consultar relatos no Reclame Aqui
• Se a TMC cumpre a legislação trabalhista e tributária
• Se a TMC se submete a auditorias externas
• Capacidade de customização e flexibilidade em serviços e processos
• Capacidade de negociação de tarifas com fornecedores
• Atendimento humanizado com consultores dedicados para operação segura e sem ser atendido em modalidade call center
• Suporte 24/7 para viajantes (emergências, alterações e imprevistos)
• Investimento em tecnologia e inovação
• Compatibilidade e integração entre os sistemas de gestão e ERP
• Escopo de serviços oferecidos etc.

Com base nisso, estes elementos reduzirão fricções operacionais e permitirão que sua equipe interna foque em decisões estratégicas, não apenas em tarefas operacionais.

Integre tecnologia para gestão e visibilidade

A tecnologia é um habilitador essencial para quem está começando a estruturar um processo de viagens corporativas com eficiência. Ferramentas como os sistemas de reserva on-line, conhecidos como OBT (Online Booking Tool), possibilitam diversos benefícios, como:

• Configuração de regras da sua política de viagens para reserva de passagens aéreas e rodoviárias, hospedagens, locações de carro, Airbnb
• Configuração de regras da sua política de despesas corporativas para Expense Management
• Parametrização de fluxo de aprovação de acordo com a sua necessidade
• Centralização de informações para consultas e processos mais ágeis e organizados
• Configuração de acordos corporativos direto no sistema
• Integração através de API direto com ERP para facilitar envio de faturas, informações e dados
• Configuração de preferências e particularidades de viajantes
• Cadastro do programa de milhagens de viajantes
• Definição de viajantes e solicitantes VIP para atendimento diferenciado
• Extração de relatórios customizados de consumo etc.

A principal pergunta de empresas que ainda não possuem um OBT para chamar de seu é: Qual é o melhor sistema? A resposta é que não tem melhor sistema, mas sim o sistema que se enquadre na necessidade, perfil de consumo e nível de complexidade de amarração de diretrizes da empresa.

Para isso, é importante que a TMC tenha um portfólio de soluções para serem apresentadas aos clientes. Prática que a Dynamic Travel tem em seu DNA, devido a pluralidade de sistemas de mercado em seu portfólio.

Essa visibilidade de dados evita falta de informação e fornece à liderança insights valiosos sobre padrões de consumo, oportunidades de negociação e áreas de economia.

Implante comunicação interna e capacitação

Mesmo com uma política bem definida e tecnologia avançada, o sucesso depende da capacidade de disseminar conhecimento e engajar a equipe. Por isso,para quem está começando do zero, processos de treinamento e comunicação são fundamentais para que todos entendam suas responsabilidades e saibam como utilizar as ferramentas e seguir as diretrizes estabelecidas.

Uma boa estratégia de comunicação inclui:

• Treinamentos periódicos
• FAQs internos
• Comunicação clara quando houver atualizações na política

Portanto, essa etapa não se limita a um treinamento inicial: deve ser contínua, com atualizações sempre que a política ou os sistemas mudarem.

Monitore, analise e ajuste com base em indicadores

Criar um processo e deixá-lo estático é um erro comum. Uma abordagem madura exige mecanismos de monitoramento contínuo. Identificar quais indicadores serão acompanhados, no qual permitem avaliar se o processo de viagens corporativas do zero está entregando valor conforme projetado.

Alguns KPIs úteis para facilitar a tomada de decisão são:

• Volumetria de aéreo, hotel, carro e outros serviços
• Ticket médio por produto (aéreo, hospedagem, locação)
• Antecedência de compra
• Ranking por viajante, centro de custo, aprovadores, fornecedores
• Market Share de companhia aérea, redes hoteleiras e locadoras
• Percentual de despesas dentro e fora da política
• Promotores e detratores da política
• Principais motivos e justificativas de viagem
• Economia gerada por categoria, centro de custo, projeto, solicitante
• Indicador de CO² etc.

Monitorar esses KPIs permite que você:

• Identifique possíveis desvios da política
• Ajuste a política de acordo com o comportamento real de consumo
• Veja junto com a TMC oportunidades de negociação e condições diferenciadas com fornecedores
• Aperfeiçoe processos e comunicações

Análises regulares desses dados subsidiam ajustes ágeis e melhorias contínuas, mantendo sua política alinhada à realidade empresarial e às demandas do mercado.

Estabeleça governança e comunicação clara para exceções

Mesmo com diretrizes bem estruturadas, exceções sempre ocorrerão. Por esse motivo, estabelecer um modelo de governança que permita aprovações rápidas, critérios para reavaliações, quem está autorizado a pedir no atendimento emergencial e comunicação transparente entre áreas é essencial para manter o processo fluido e confiável. Esse pilar reduz atritos internos e fortalece a confiança no processo definido.

Configure o processo de faturamento

O recebimento de faturas da TMC ou das administradores de cartão é uma das etapas que mais pode gerar retrabalho e dores de cabeça ao final do processo de gestão de viagens corporativas. Mesmo quando a experiência de compra e a viagem em si são positivas, faturas com valores divergentes, informações desconectadas ou sem conciliação adequada indicam falhas no fluxo financeiro e na governança do processo.

Por essa razão, ao firmar parceria com uma TMC, é fundamental que as expectativas e necessidades do time financeiro da empresa estejam totalmente alinhadas com os critérios de faturamento da TMC. Todas as informações relevantes para a conferência e controle devem estar previstas previamente no modelo de faturamento.

Isso inclui, por exemplo, faturas detalhadas por centro de custo, projetos, unidades, solicitantes ou outras classificações internas, garantindo transparência, rastreabilidade dos gastos e maior eficiência no fechamento financeiro.

Cultura organizacional como alicerce

Estruturar um processo de viagens corporativas do zero também exige atenção à cultura organizacional. Alinhar essa cultura à nova política incentiva adesão e facilita a construção de um programa sustentável em longo prazo.

Invista em promoção de cultura organizacional que:

• Reflita valores alinhados à estratégia da empresa
• Valorize dados e transparência
• Reconheça boas práticas de gestão
• Incentive cumprimento da política

Estruturar um processo de gestão de viagens corporativas do zero é um desafio que exige planejamento estratégico, estrutura documental robusta, tecnologia adequada, parceiros confiáveis, comunicação eficaz e governança sólida. Os primeiros passos para estruturar um processo de gestão de viagens corporativas do zero apresentados aqui fornecem um roteiro prático e aplicável para quem está iniciando essa jornada ou revisando processos existentes.

Diante disso, ao seguir essas diretrizes, sua empresa não só ganha controle e eficiência, mas também transforma a gestão de viagens em uma prática alinhada aos objetivos de negócio.

Conheça a Dynamic Travel

A Dynamic Travel é uma TMC com mais de 20 anos de experiência em gestão de viagens e eventos corporativos, na qual possui portfólio extenso de serviços que tangem a rotina de empresas que precisam deslocar seus colaboradores a trabalho. A TMC se posiciona como parceira estratégica ideal para apoiar empresas em qualquer estágio dessa trajetória, desde a criação da política de viagens até a operação diária e análise contínua de resultados, com pequenas, médias e grandes empresas com diferentes necessidades, volume e comportamentos de compra e perfis de atendimento.

Além disso, a Dynamic Travel é reconhecida por sua proximidade, customização, flexibilidade e alto nível de gestão em processos e serviços ofertados. Atendemos todos os serviços de viagens corporativas, desde a emissão de passagens aéreas, hospedagens, locação de veículos, transfers ao atendimento multicanal 24/7 com consultores dedicados, suporte emergencial/VIP entre outros. Somamos a isso gestão com indicadores, análises e negociações estratégicas. Nossa atuação inclui também soluções financeiras para pagamento, integração e conciliação de faturas e cartões, garantindo total controle sobre o investimento em viagens, gestão de despesas corporativas e políticas.

Com mais de 450 grupos empresariais atendidos, a Dynamic Travel é uma S.A de capital fechado e uma empresa ESG que está no quinto ano consecutivo como participantes do Pacto Global da ONU.